KennisAanbesteding schrijven
STAPPENPLAN
Aanbesteding schrijven: stappenplan
Een aanbesteding schrijven is een inschrijving maken die voldoet aan alle eisen van de aanbestedende dienst en de meeste punten scoort op de gunningscriteria. Het werk loopt in een vaste volgorde, van de stukken lezen tot indienen.
De acht stappen
Dit stappenplan gaat uit van een Europese aanbesteding. Elke stap verwijst naar de artikelen waarin het onderwerp uitgebreid staat.
- De stukken lezenEen Europese aanbesteding komt binnen als een map met tien, twintig of meer documenten. Lees in het eerste uur in vaste volgorde de knock-outs, de gunningscriteria en weging, de termijnen, de vormeisen en de contractrisico’s. Zie aanbestedingsleidraad lezen en geschiktheidseisen en knock-outs.
- Besluiten of je meedoetKijk naar volume, boeteclausules, opstarttermijn en looptijd. Bij een korte looptijd, boetes buiten proportie of een te strakke opstart is het antwoord meestal nee. Zie go of no-go. Ben je een klein bedrijf, lees dan Europese aanbesteding als klein bedrijf.
- Vragen stellenTussen de publicatie en de sluiting mag je meepraten via de nota van inlichtingen. Leg in je vraag uit waarom je hem stelt en bied een alternatief. Zie nota van inlichtingen en de Gids Proportionaliteit.
- Bewijs en verklaringen op orde brengenHet UEA, de uitsluitingsgronden, referenties en cv’s bepalen of je inschrijving geldig is. Zie het UEA invullen, uitsluitingsgronden en GVA, referenties, cv’s en certificaten.
- Bepalen waar je de punten haaltPrijs en kwaliteit worden samen gewogen. Reken uit hoeveel punten een procent prijs waard is en hoeveel één stap hoger op elke kwaliteitsvraag. Zie beste prijs-kwaliteitverhouding, EMVI en BPKV en onderscheidend vermogen.
- Schrijven voor de beoordelaarKoppel elke meerwaarde aan wat de opdrachtgever wil bereiken en onderbouw elke belofte met cijfers, referenties en voorbeelden. Zie schrijven voor punten, plan van aanpak, duurzaamheid, social return en tender schrijven met AI.
- De prijs bepalenEen prijs die je kunt onderbouwen en waar je ook na drie jaar nog geld aan verdient. Zie prijsopbouw van een offerte, kostprijs per manuur, indexering en abnormaal lage inschrijving.
- Controleren en indienenZet je interne deadline drie tot vier dagen voor de echte, zodat er tijd is om te controleren. Zie de laatste week en een fout in je inschrijving.
Na het indienen
Bij een Europese aanbesteding moet de opdrachtgever haar gunningsbeslissing motiveren, zodat je kunt zien waarop de winnaar beter scoorde dan jij. Lees na de gunningsbeslissing en leg met een win-loss-analyse vast wat je leert.
Als je vaker inschrijft
Wie regelmatig inschrijft, legt een vaste werkwijze vast: wie wat doet, wanneer het klaar moet zijn en met welk materiaal. Zie het tenderproces organiseren. Een overzicht van de software die hierbij kan helpen staat op tendersoftware.
Schrijf je een offerte voor een bedrijf?
Bij een private tender bepaalt de klant zelf de regels. De artikelen hoe win je een private tender, offerte schrijven en RFP beantwoorden horen bij dat traject. De twee gidsen bundelen alle artikelen op volgorde: Europese aanbestedingen en offertes en private tenders. Staat er een term in die je niet kent, zoek hem dan op in de begrippenlijst.
HOE ATVALIO HELPT
Atvalio Tenders volgt deze stappen. Het leest de stukken, geeft een go/no-go-advies in twee rondes, stelt vragen voor de nota van inlichtingen voor en schrijft per gunningscriterium vanuit het profiel van je bedrijf, met een bron bij elke bewering. Jij beslist en dient zelf in.
Verder lezen
Wil je dit met Atvalio doen?
Atvalio Tenders start in januari 2027. Sta je op de wachtlijst, dan kun je als eerste starten met een proef van 14 dagen op een echte tender.