Uitsluitingsgronden en de Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA): wat je wanneer aantoont

Wat zijn uitsluitingsgronden?

Uitsluitingsgronden zijn situaties waarin een opdrachtgever je van een aanbesteding mag of moet weren, hoe goed je inschrijving ook is. Ze komen uit artikel 57 van de Europese aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU en staan in Nederland in de artikelen 2.86 tot en met 2.89 van de Aanbestedingswet 2012. De opdrachtgever toetst ze vóór de geschiktheidseisen en de gunningscriteria. Hoe die volgorde werkt, lees je in geschiktheidseisen en knock-outs.

Er zijn twee soorten: verplichte en facultatieve. Het verschil is wie er keuze heeft. Bij een verplichte grond moet de opdrachtgever je uitsluiten. Bij een facultatieve grond mag hij dat, maar alleen als hij de grond vooraf in de aanbestedingsstukken heeft opgenomen.

Welke uitsluitingsgronden zijn verplicht?

Verplicht is uitsluiting bij een onherroepelijke veroordeling voor onder meer deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude, terroristische misdrijven, witwassen en kinderarbeid (artikel 2.86 Aanbestedingswet). Dat geldt ook als niet het bedrijf zelf, maar een lid van het bestuur of het toezichthoudend orgaan is veroordeeld.

Verplicht is ook uitsluiting als in een onherroepelijke en bindende rechterlijke of administratieve beslissing is vastgesteld dat je je belastingen of sociale premies niet hebt betaald (artikel 2.86, vierde lid). Daar zit een uitweg in: heb je inmiddels betaald of een betalingsregeling getroffen, dan geldt de grond niet (vijfde lid). Gaat het om kleine bedragen, dan kan de opdrachtgever afzien van uitsluiting (artikel 2.86a).

Welke uitsluitingsgronden zijn facultatief?

Artikel 2.87 van de Aanbestedingswet noemt de gronden die een opdrachtgever mag toepassen. De belangrijkste voor een inschrijver zijn deze. Ze gelden alleen als ze in de leidraad staan, dus lees die erop na.

• IntegriteitErnstige beroepsfoutEen ernstige fout in de uitoefening van je beroep, waardoor je integriteit in twijfel kan worden getrokken. De Gids Proportionaliteit vraagt opdrachtgevers deze grond zeer terughoudend toe te passen.
• Eerdere opdrachtAanzienlijke tekortkomingenAanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij een eerdere opdracht, die hebben geleid tot vroegtijdige beëindiging, schadevergoeding of een vergelijkbare sanctie.
• FinancieelFaillissement en vergelijkbaarEen faillissement, insolventie of een vergelijkbare slechte financiële situatie.
• RegelsMilieu, sociaal en arbeidSchending van verplichtingen uit het milieu-, sociaal en arbeidsrecht, en het niet nakomen van belastingverplichtingen.
• MededingingAfspraken en belangenAfspraken die de concurrentie vervalsen, of een belangenconflict.
• VerklaringenValse informatieValse of misleidende verklaringen in de aanbestedingsprocedure.

Ook bij een facultatieve grond moet de opdrachtgever proportioneel handelen. Voorschrift 3.5 A van de Gids Proportionaliteit zegt dat hij alleen de gronden toepast die relevant zijn voor de opdracht.

Hoe lang telt een veroordeling of fout mee?

Voor de verplichte gronden telt een veroordeling vijf jaar mee. De opdrachtgever kijkt alleen naar uitspraken die onherroepelijk zijn geworden in de vijf jaar vóór het moment waarop je je inschrijving of verzoek tot deelneming indient (artikel 2.86, zevende lid, Aanbestedingswet). Voor een aantal facultatieve gronden staat in artikel 2.87, tweede lid, dat alleen gevallen uit de drie jaar vóór dat moment tellen: schending van verplichtingen, een ernstige beroepsfout, een mededingingsbeschikking, tekortkomingen bij een eerdere opdracht en onbetaalde belastingen of premies. De Europese richtlijn noemt drie jaar na de gebeurtenis als maximum voor de facultatieve gronden (artikel 57, zevende lid).

Wanneer moet je wat aantonen?

Bij de inschrijving toon je nog niets aan. Je verklaart in deel III van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument dat er geen uitsluitingsgronden voor je gelden. Dat is een eigen verklaring. Pas later in de procedure vraagt de opdrachtgever de echte bewijsstukken op, meestal bij de partij aan wie hij de opdracht wil gunnen.

Dat klinkt als uitstel, maar het is een valkuil. Win je, dan krijg je meestal een termijn om de stukken te leveren, en die kan kort zijn. In een zaak die bij de Commissie van Aanbestedingsexperts kwam (advies 548), leverde een inschrijver de GVA en de verklaring van de Belastingdienst niet binnen de gestelde zeven dagen. De opdrachtgever mocht de inschrijving daarom ongeldig verklaren. Met een doorlooptijd van weken bij Justis haal je zo’n termijn niet als je dan pas aanvraagt. Hoe ver herstel van ontbrekende stukken gaat, lees je in een fout in je inschrijving.

Het UEA vraagt om een belofte. De GVA moet er liggen op het moment dat je hem nodig hebt.

Wat is de Gedragsverklaring Aanbesteden?

De Gedragsverklaring Aanbesteden is een verklaring waaruit blijkt dat je mag inschrijven op een aanbesteding. Justis, onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid, geeft hem af. De wet aanvaardt hem als bewijs voor de verplichte uitsluitingsgronden en voor de facultatieve gronden over ernstige beroepsfouten en onherroepelijke mededingingsbeschikkingen (artikel 2.89). Opdrachtgevers zijn niet verplicht hem te vragen, maar in de praktijk vragen ze hem vaak.

Justis kijkt in de justitiële documentatie. Het onderzoekt het bedrijf zelf, de Nederlandse bestuurders en Nederlandse werknemers in sleutelposities. Wie in de twaalf maanden voor de aanvraag bestuurder was en nog een beleidsbepalende rol heeft, telt ook mee. Ondernemingen naar buitenlands recht kunnen geen GVA aanvragen, omdat Justis geen gegevens over hen heeft.

Hoe vraag je een GVA aan, wat kost hij en hoe lang duurt het?

Je vraagt de GVA aan bij Justis, het liefst digitaal via Mijn Justis. De aanvraag kost € 75 en Justis beslist bij een bedrijf binnen acht weken, of later als het relevante gegevens vindt. Er is geen spoedprocedure. Dit zijn de stappen.

1. 1Regel eHerkenningVoor de digitale aanvraag heb je eHerkenning nodig op niveau EH2+ of hoger, met de machtiging “GVA: aanvraag Gedragsverklaring aanbesteden”. Heb je dat niet, dan kun je een papieren formulier opsturen. Daar hoort onder meer een origineel uittreksel uit het Handelsregister bij dat niet ouder is dan veertien dagen.
2. 2Laat een bevoegde vertegenwoordiger aanvragenDe aanvraag doet een vertegenwoordiger van het bedrijf die daartoe bevoegd is volgens de statuten of een machtiging, zoals een bestuurder of vennoot. Ook een eenmanszaak kan een GVA aanvragen.
3. 3Betaal het tariefHet tarief is € 75, vrijgesteld van btw. Digitaal betaal je met iDEAL. Kijk voor het actuele tarief op de site van Justis.
4. 4Wacht op het besluitBij een rechtspersoon beslist Justis binnen acht weken, bij een natuurlijk persoon binnen vier. Vindt Justis relevante gegevens, dan wordt de termijn met nog eens acht of vier weken verlengd. Tegen een voorlopige beslissing kun je een zienswijze indienen.
5. 5Ontvang hem op papierDe GVA bestaat alleen op papier en wordt gestuurd naar het adres dat bij de Kamer van Koophandel staat. Er staat de statutaire naam op, niet je handelsnaam. Scan hem bij ontvangst in en noteer de afgiftedatum.

Hoe lang is een Gedragsverklaring Aanbesteden geldig?

Een GVA is twee jaar geldig vanaf de afgiftedatum. De wet zegt het iets anders: de verklaring mag op het moment dat je je inschrijving indient niet ouder zijn dan twee jaar (artikel 2.89 Aanbestedingswet). Een GVA die nog geldig is, kun je dus voor meerdere aanbestedingen gebruiken, tenzij de leidraad iets anders vraagt.

Let op de peildatum. Volgens de wet telt de datum van indienen. Dan kan een GVA die vlak na je inschrijving verloopt nog voldoen. Sommige leidraden vragen dat stukken zowel bij inschrijving als bij gunning geldig zijn, of dat ze niet van na de inschrijving dateren. Is de eis onduidelijk, stel er dan een vraag over in de nota van inlichtingen.

De andere bewijsstukken: Belastingdienst en KvK

Naast de GVA vragen opdrachtgevers meestal twee stukken. De verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen van de Belastingdienst laat zien dat je aan je aangifte- en betaalverplichtingen voldoet. Je vraagt hem online of met een formulier aan. De Belastingdienst streeft naar een besluit binnen een week, maar meldt dat het door drukte ongeveer twee weken kan duren. Bij indienen mag hij niet ouder zijn dan zes maanden (artikel 2.89).

Een uittreksel uit het Handelsregister van de KvK is een van de bewijsstukken die de wet noemt (artikel 2.89), als bewijs dat je niet failliet bent of in een vergelijkbare situatie verkeert. Ook dat mag bij indienen niet ouder zijn dan zes maanden. Omdat beide stukken zo snel verlopen, kun je ze niet op voorraad houden zoals de GVA. Vraag ze aan als je weet dat je inschrijft, en controleer de datum opnieuw vlak voor de sluiting.

Wat is self-cleaning?

Self-cleaning betekent dat je, ondanks een uitsluitingsgrond, laat zien dat je weer betrouwbaar bent. Artikel 2.87a van de Aanbestedingswet geeft je die kans. Vindt de opdrachtgever je bewijs toereikend, dan sluit hij je niet uit. De wet en de Europese richtlijn (artikel 57, zesde lid) noemen drie dingen die je daarvoor aantoont.

• 1Schade vergoedJe hebt de schade van de overtreding of fout betaald, of toegezegd dat je hem vergoedt.
• 2Feiten opgehelderdJe hebt de feiten en omstandigheden opgehelderd door actief mee te werken met de onderzoekende autoriteiten.
• 3Herhaling voorkomenJe hebt concrete technische, organisatorische en personele maatregelen genomen die verdere overtredingen of fouten moeten voorkomen.

Vindt de opdrachtgever de maatregelen onvoldoende, dan moet hij je zeggen waarom. Twee beperkingen. Ben je bij onherroepelijk vonnis uitgesloten van aanbestedingen, dan kun je je tijdens die uitsluitingsperiode niet op self-cleaning beroepen. En je hoeft het bewijs niet uit jezelf bij je inschrijving te leveren, tenzij de regels en de aanbestedingsstukken dat duidelijk vragen, zo oordeelde het Hof van Justitie in zaak C-387/19. Geldt er een grond voor je, wacht dan niet tot de opdrachtgever erom vraagt. Licht het toe in het UEA en zorg dat je de stukken klaar hebt.

Een fout uit het verleden hoeft geen uitsluiting te betekenen. Zwijgen erover wel.

Zo voorkom je dat het op papier misgaat

1. 1Houd een geldige GVA op voorraadSchrijf je regelmatig in op Europese aanbestedingen, vraag dan een nieuwe GVA aan ruim voordat de vorige twee jaar oud is. Reken op acht weken, en op zestien als Justis iets vindt.
2. 2Noteer wanneer elk stuk verlooptGVA twee jaar, verklaring Belastingdienst en KvK-uittreksel zes maanden. Houd die data bij, ook van je combinatiepartners.
3. 3Lees de bewijseisen in de leidraadWelke stukken, hoe oud, op welke peildatum en binnen welke termijn na gunning. Zet die termijn in je planning voordat de gunningsbeslissing komt.
4. 4Controleer vóór indienenKlopt wat je in het UEA verklaart met wat je straks kunt bewijzen? Neem het mee in je controle van de laatste week.

Win je, dan begint het opvragen van de bewijsstukken vaak al rond de voorlopige gunning. Wat je in die periode verder doet, lees je in na de gunningsbeslissing.