Na de gunningsbeslissing: leer van verlies, en van winst

Wat er in de gunningsbeslissing hoort te staan

Bij een Europese aanbesteding moet de opdrachtgever haar beslissing motiveren. Dat betekent meer dan alleen de scores van de winnaar. Je moet kunnen begrijpen wat de winnaar positief anders deed dan jij. Rechters vinden het redelijk dat een opdrachtgever de scores van de inschrijvingen deelt en laat zien waar jij staat ten opzichte van de rest.

Na de beslissing volgt een opschortende termijn van 20 dagen. Pas daarna mag de opdrachtgever het contract tekenen. Die termijn is je venster om vragen te stellen, en om in actie te komen als er echt iets mis is.

Haal alles uit een verlies

Verlies is informatie. Het kan je precies vertellen hoe je de volgende keer wel wint.

1. 1Leg de scores naast elkaarPer criterium: jouw score, die van de winnaar en het verschil. Zo zie je in één keer waar de punten zijn blijven liggen.
2. 2Lees de motivering per criteriumWat noemt de commissie als sterk bij de winnaar, en wat als zwak bij jou? Let op elk woord: daar zit vaak de les.
3. 3Leg het naast je eigen tekstWat had er moeten staan om een stap hoger te scoren? Was het de inhoud, het bewijs, of de manier van opschrijven?
4. 4Vraag om een gesprekWaar het kan, altijd. In een gesprek hoor je wat niet op papier staat, en je laat zien dat je serieus wilt leren.

Vraag ook waarom je won

Winnen voelt als bevestiging, en dan stopt het leren vaak. Jammer, want ook daar zit informatie. Waarom heb je gewonnen? Wat gaf de doorslag, en op welk punt was het krap? Wat je goed deed, wil je de volgende keer bewust weer doen.

Bij een private tender is er meestal geen schriftelijke motivering. Vraag de klant dan zelf wat de doorslag gaf, en vraag het als het kan aan meer mensen uit de DMU dan alleen je contactpersoon.

Wanneer maak je bezwaar?

Alleen als er echt iets fundamenteels niet klopt. Bijvoorbeeld als de opdracht naar een partij gaat waarvan je bewijsbaar weet dat ze een geëist certificaat niet heeft. Kijk dan wel eerst of die eis niet is vervallen of veranderd in de nota van inlichtingen. Anders sta je met lege handen.

Wil je de gunning echt aanvechten, let dan scherp op de termijn. In de leidraad staat meestal binnen welke termijn je moet reageren, en dat betekent vaak een kort geding aanspannen. Een brief alleen is dan niet genoeg. Wie te laat is, verliest zijn recht om de beslissing aan te vechten.

• WelEen fundamentele fout die je kunt bewijzen, zoals een winnaar die niet aan een harde eis voldoet.
• NietEen score waar je het niet mee eens bent. Daar leer je meer van in een gesprek dan in een procedure.

Leg de lessen vast

Een les die alleen in je hoofd zit, ben je bij de volgende inschrijving kwijt. Schrijf op wat je hebt geleerd, en pas je teksten, referenties en aanpak daarop aan. Zo wordt elke inschrijving de basis voor een betere volgende.

Probeer het bij elke offerte beter te doen dan de vorige keer.