RFP beantwoorden: zo pak je een request for proposal aan, van ontvangst tot presentatie

RFP beantwoorden: hoe pak je het aan?

Je beantwoordt een RFP in vaste stappen: beslissen of je meedoet, de aanvraag ontleden, vragen stellen, per vraag antwoorden met bewijs, prijs en voorwaarden uitwerken, controleren en versturen, en daarna de shortlist, de presentatie en de beslissing. Wat een RFP onderscheidt van een informatie- of prijsaanvraag, lees je in RFI, RFP en RFQ.

Anders dan bij een Europese aanbesteding is er geen wet die het proces voorschrijft. Wel gebruiken inkopers sjablonen die het proces vastleggen. Het RFP-sjabloon van het Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) bevat een tijdlijn met onder meer een uiterste datum voor vragen, een sluitingsdatum, een beoordelingsperiode en de gunning. In het bedrijfsleven volgen na de offertes vaak nog onderhandelingen, schrijft G.J. Heijboer van de Universiteit Twente. Bij de overheid is daar veel minder ruimte voor.

Hoe ziet een RFP-proces eruit in de tijd?

Een fictief voorbeeld: een dienstverlener krijgt een RFP met drie weken tot de sluitingsdatum.

1. 1Dag 1 en 2: lezen en beslissenDe hele RFP lezen, vragen, criteria en deadlines op een rij zetten, en besluiten: doen we mee?
2. 2Dag 3: vragen insturenDe vragen aan de inkoper gaan schriftelijk weg, ruim voor de uiterste datum voor vragen op dag 7.
3. 3Dag 4 tot en met 15: schrijvenPer vraag een antwoord met bewijs, de prijs en de reactie op de voorwaarden. De antwoorden van de inkoper komen op dag 10 en gaan mee in tekst en prijs.
4. 4Dag 16 tot en met 19: controlerenIemand die niet meeschreef, leest alles na en loopt de compliance-matrix langs. De directie stelt de prijs vast.
5. 5Dag 20: versturenEen dag voor de sluitingsdatum, met een bevestiging van ontvangst.
6. 6Week 5 en 6: shortlist en presentatieTwee aanbieders worden uitgenodigd om hun voorstel te presenteren. Daarna volgt een gesprek over prijs en voorwaarden.
7. 7Week 8: de beslissingDe klant kiest. Winnen of verliezen, de dienstverlener vraagt om een toelichting.

Doe je mee?

Een RFP beantwoorden kost dagen werk. In het bedrijfsleven koppelen inkopers het aantal offertes dat ze opvragen soms aan de waarde van de opdracht, en de lijst met uitgenodigde leveranciers bestaat volgens Heijboer vaak uit namen die de inkoper al kent uit eerdere procedures. Vraag je daarom eerst af of jij bij deze klant een echte kans hebt, of dat je meedoet om het lijstje vol te maken. Ken je de klant niet en heb je geen relevante referentie, dan is nee vaak het beste antwoord. Hoe je die afweging maakt, lees je in bid of no-bid.

Hoe ontleed je een RFP?

Lees de RFP eerst helemaal, voordat je één antwoord schrijft. Dat raadt ook de inkoopafdeling van de Amerikaanse staat Nevada aan. Zet daarna op een rij wat je moet leveren en hoe je wordt beoordeeld.

De weging krijg je in een private RFP lang niet altijd te zien. In het voorbeeld in het CIPS-sjabloon staat hij wel: prijs weegt daar 30 van de 100 punten, kwaliteit 20 en de bijdrage aan milieu, maatschappij en goed bestuur (ESG) ook 20. De toelichting van CIPS zegt ook dat de criteria in de lijst niet in een bepaalde volgorde staan en niet per se even zwaar wegen. Ga dus niet uit van de volgorde. Staat de weging er niet in, vraag er dan naar.

Neem het format serieus. In het CIPS-sjabloon moet een voorstel het voorgeschreven format volgen, en kan een voorstel dat dat niet doet, worden uitgesloten. Een voorstel dat onvolledig is, voorwaarden stelt of niet aan de RFP voldoet, mag de klant afwijzen.

Welke vragen stel je aan de inkoper?

Stel alleen vragen die je antwoord of je prijs veranderen, en stel ze op tijd. Kun je vóór de RFP met de klant praten, gebruik dat dan: de KVK raadt aan door te vragen naar het doel, het gewenste resultaat, de planning en de verwachtingen. Zodra de RFP uit is, gaan vragen meestal via de vaste weg. In het CIPS-sjabloon gaan vragen schriftelijk naar de aangewezen contactpersoon, en mag de klant het antwoord met alle aanbieders delen. In het RFP-model van de Nieuw-Zeelandse overheid kun je een vraag als commercieel gevoelig aanmerken, en deelt de inkoper een vraag die voor iedereen belangrijk is samengevat en zonder je naam.

Reken er dus op dat je concurrenten je vraag lezen. Vraag naar wat je nodig hebt, zonder je aanpak weg te geven. En bespreek de RFP niet buiten de aangewezen contactpersoon om, ook niet met mensen die je bij de klant goed kent; ook Nevada waarschuwt daarvoor.

• BeoordelingHoe kies je?Wat weegt het zwaarst, wie beoordeelt, en scoort ieder op zijn eigen onderdeel?
• ProcesWat komt er na de sluiting?Is er een presentatie, een gesprek over de prijs of een tweede ronde?
• InhoudWat bedoel je precies?Een volume, een looptijd, een niveau van service. Alles wat je prijs of je plan verandert.

Een vraag aan de inkoper lezen je concurrenten vaak mee. Vraag wat je nodig hebt, niet wat je van plan bent.

Wat is een compliance-matrix?

Een compliance-matrix is een tabel met elke vraag en eis uit de RFP, met waar je hem beantwoordt en of je eraan voldoet. Je maakt hem bij het ontleden en controleert hem vóór het versturen. Sommige klanten vragen er zelf om. In het CIPS-sjabloon bevestigt de aanbieder in een tabel per eis of hij voldoet, met ruimte voor toelichting en afwijkingen.

New Zealand Government Procurement geeft drie aanwijzingen die je in de matrix terugziet: beantwoord elk deel van een vraag, antwoord in dezelfde volgorde en met dezelfde nummering als de aanvraag, en controleer of alle beoordelingscriteria in je antwoorden terugkomen.

Hoe schrijf je een antwoord dat scoort?

Begin met het antwoord op de vraag, in de eerste zin, en bewijs het daarna. Een beoordelaar die moet zoeken, scoort lager. Vraagt de klant hoe snel je reageert op een storing, begin dan met de tijd, niet met je visie op service.

Een fictief voorbeeld. De vraag is: hoe borg je de continuïteit bij uitval van personeel? Een zwak antwoord begint met hoe belangrijk continuïteit is. Een sterk antwoord begint zo: “Bij uitval staat binnen één werkdag een ingewerkte vervanger op locatie; daarvoor houden we per locatie twee mensen inzetbaar.” Daarna volgt het bewijs: hoe je dat organiseert, en een referentie waar het werkte. New Zealand Government Procurement raadt aan voorbeelden op te nemen van vergelijkbaar werk dat je hebt geleverd.

Beantwoord eerst de vraag. Bewijs het daarna.

Hoe ga je om met prijs en voorwaarden?

Geef de prijs in het format dat de klant vraagt, en specificeer hem. Het CIPS-sjabloon vraagt een gedetailleerde kostenopbouw in plaats van één totaalbedrag, prijzen die alle kosten dekken, en een vermelding van waar de prijs van afhangt, zoals wisselkoersen of grondstofprijzen. Hoe je die opbouw maakt, lees je in de prijsopbouw van een offerte.

Lees de voorwaarden net zo goed als de vragen. In het CIPS-sjabloon moet de aanbieder aangeven over welke voorwaarden hij wil onderhandelen. Wie niets zegt, wordt geacht ze volledig te aanvaarden. Meld afwijkingen daarom in je voorstel zelf, concreet en met een alternatief. Let ook op de geldigheidsduur: in het sjabloon loopt die vanaf de sluitingsdatum, en volgens de toelichting zorgt een termijn van meer dan 90 dagen vaak voor bezorgdheid bij aanbieders. Wat een geldigheidsduur juridisch betekent, lees je in is een offerte bindend.

Wat gebeurt er na de shortlist?

Na de beoordeling nodigt de klant soms een paar aanbieders uit voor een gesprek, een presentatie of een bezoek. Het CIPS-sjabloon noemt gesprekken, presentaties en bezoeken als mogelijke stappen om aanbieders verder te toetsen. Op de shortlist staan is nog geen opdracht: in het RFP-model van de Nieuw-Zeelandse overheid staat uitdrukkelijk dat een plek op de shortlist niet betekent dat de klant je voorstel aanvaardt.

Een presentatie is je kans om de twijfels weg te nemen die na het lezen zijn overgebleven. Hoe je je daarop voorbereidt, lees je in de presentatie na je offerte. Reken daarna op een gesprek over prijs en voorwaarden. CIPS noemt onderhandelen na de inschrijving een passend middel om waar voor je geld te krijgen, mits het professioneel en ethisch gebeurt.

Wat doe je na de beslissing?

Vraag altijd om een toelichting, ook als je wint. In de private markt is de klant niet verplicht om je uitleg te geven. In het CIPS-sjabloon geeft de klant aanbieders die niet zijn gekozen naar eigen inzicht feedback, op schriftelijk verzoek, beperkt tot algemene sterke en zwakke punten en zonder informatie over andere voorstellen. CIPS zelf vindt dat een debrief de relatie met aanbieders verbetert.

Weet wat je kunt vragen. De Nieuw-Zeelandse overheid, die een debrief verplicht aanbiedt, beschrijft wat erin hoort: hoe je voorstel scoorde op de criteria, waarom het niet won en wat de voordelen van het winnende voorstel waren. Andermans documenten en gedetailleerde prijzen blijven buiten het gesprek. Een bedrijf is niet aan die regels gebonden, maar het zijn goede vragen. Hoe je de lessen over meerdere tenders verwerkt, lees je in win-loss-analyse.