Aanbestedingsleidraad lezen: zo haal je in een uur de kern eruit

Welke aanbestedingsdocumenten zitten er in een aanbesteding?

Een aanbesteding bestaat bijna altijd uit dezelfde soorten stukken, al verschillen de namen per opdrachtgever. Ondernemersplein noemt wat je erin vindt: een beschrijving van de opdracht en de opdrachtgever, het type procedure, eisen aan de uitvoering, aan je inschrijving en aan je onderneming, en de gunningscriteria. Over die onderdelen zijn de stukken verdeeld.

Daarnaast komen er bijlagen: verklaringen, een format voor je plan van aanpak, tekeningen, gegevens over het huidige contract. Hoe je het UEA invult, lees je in het UEA invullen.

In welke volgorde lees je de aanbestedingsleidraad?

Lees eerst wat je kan uitsluiten, dan waarop je wint, en pas daarna de rest. Het doel van het eerste uur is weten of verder lezen zin heeft. Werk vanuit de leidraad, zoek andere stukken erbij als hij ernaar verwijst, en noteer bij elk punt de pagina.

1. 1Knock-outs (15 minuten)Uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en harde eisen aan je inschrijving: omzet, referenties, certificaten, verzekeringen, verplichte verklaringen. Een inschrijving wordt alleen beoordeeld als je aan de eisen voldoet. Haal je er één niet, kijk dan of je hem kunt aanvechten of samen kunt halen; zie geschiktheidseisen en knock-outs.
2. 2Gunningscriteria en weging (15 minuten)Welke criteria er zijn, hoeveel elk weegt, hoe prijs wordt omgerekend naar punten en hoe de commissie scoort. De opdrachtgever moet het gewicht van elk criterium in de aanbestedingsstukken vermelden, tenzij hij alleen op prijs gunt; kan wegen om objectieve redenen niet, dan noemt hij de criteria in volgorde van belang. Volgens PIANOo hoort daar het volledige gunningsmodel bij, met puntentelling en formules. Hoe je dat model doorrekent, lees je in prijs en kwaliteit.
3. 3Termijnen (10 minuten)De uiterste datum voor vragen, de verwachte datum van de nota van inlichtingen, de sluiting, de gestanddoeningstermijn, de gunning en de start. Zet ze direct in je agenda, met een interne deadline ruim voor de sluiting.
4. 4Vormeisen (10 minuten)Paginalimiet per onderdeel, lettergrootte, verplichte formats, of afbeeldingen en bijlagen meetellen, hoe je indient en wat ondertekend moet zijn. Vormeisen zijn makkelijk te halen en makkelijk te missen.
5. 5Contractrisico’s (10 minuten)Blader de conceptovereenkomst door op aansprakelijkheid, boetes, betalingstermijn, looptijd, opzegging en prijsaanpassing. Staat er geen of een te krappe indexering in, dan reken je met een prijs die over drie jaar niet meer klopt.

Na dat uur heb je genoeg voor een eerste besluit. Een knock-out die je niet haalt en niet kunt laten aanpassen, betekent stoppen. Een weging die past bij je sterke punten en een contract dat je kunt dragen, betekent doorgaan en het programma van eisen volledig lezen. Hoe je dat besluit neemt, lees je in bid/no-bid.

Het eerste uur gaat niet over de opdracht, maar over de vraag of je hem kunt winnen.

Waar zitten de tegenstrijdigheden?

Aanbestedingsstukken worden vaak door verschillende mensen geschreven: inkoop de leidraad, de vakafdeling het programma van eisen, juristen de overeenkomst. Waar die stukken elkaar raken, gaat het het vaakst mis. De voorbeelden hieronder zijn fictief.

• Leidraad en formatTwee paginalimietenDe leidraad zegt maximaal tien pagina’s voor het plan van aanpak, het format in de bijlage zegt acht. Welke telt?
• Eisen en contractEen eis die het contract zwaarder maaktHet programma van eisen vraagt een reactie binnen vier uur, de overeenkomst rekent een boete vanaf twee uur. Je inschrijving belooft het een, je contract straft het ander.
• Eisen en prijsPosten die niet aansluitenHet programma van eisen noemt drie locaties, het prijsformulier heeft regels voor twee. Waar prijs je de derde?
• BegrippenHetzelfde met drie namenEén stuk spreekt van “kantooruren”, een ander van “werkdagen”, een derde van “de servicevensters”. Bedoelen ze hetzelfde?

Een handige toets komt uit een blog over aanbestedingsrecht: kun je een zin maar op één manier lezen, ontbreekt er informatie die je nodig hebt, en spreekt de tekst zichzelf of een ander stuk tegen? Is het antwoord op een van die vragen ja, dan heb je een vraag voor de nota van inlichtingen.

Wat doe je als de aanbestedingsstukken elkaar tegenspreken?

Stel een vraag in de nota van inlichtingen, vóór de uiterste datum voor vragen die in de stukken staat. Kies niet stilletjes zelf de uitleg die jou het best uitkomt. Wie zelf invult wat de opdrachtgever bedoelde, gokt, en draagt daar zelf het risico van.

De maatstaf is wat een behoorlijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijver uit de stukken had moeten begrijpen. Een eis wordt daarbij gelezen in samenhang met de andere eisen, en van een inschrijver met kennis van de branche wordt meer verwacht. Leest jouw concurrent de eis zoals de opdrachtgever hem bedoelde en jij niet, dan sta jij achter.

Wacht er ook niet mee. Volgens de Grossmann-rechtspraak moet je onduidelijkheden in de stukken zo snel mogelijk en met redenen melden. Klachten die je al vóór de inschrijving kende, kun je na een afwijzende gunningsbeslissing meestal niet meer aanvoeren. Staat in de leidraad een uiterste termijn voor bezwaren of voor een kort geding, neem die dan serieus: in de zaak die Dirkzwager bespreekt, hield de rechter zo’n termijn in stand en was de inschrijver te laat.

Bij een Europese aanbesteding in Nederland moet de opdrachtgever vragen die op tijd zijn gesteld uiterlijk tien dagen voor de sluiting beantwoorden, bij een versnelde procedure wegens spoed vier dagen (artikel 2.54 Aanbestedingswet 2012). Lukt het de opdrachtgever niet om op tijd te antwoorden, of wijzigt hij de stukken wezenlijk, dan moet hij de termijn voor inschrijven verlengen (artikel 2.73). Hoe je een vraag zo stelt dat het antwoord je verder helpt, lees je in de nota van inlichtingen.

Welk document gaat voor bij een tegenstrijdigheid?

Dat hangt af van wat de stukken zelf zeggen. Zoek in de leidraad en in de conceptovereenkomst naar een bepaling over rangorde, vaak onder een kop als “leeswijzer”, “rangorde” of “tegenstrijdigheden”. Daarin staat welk stuk voorgaat als twee stukken botsen.

Een voorbeeld uit een openbaar model: in het inschrijvingsdocument van Rijkswaterstaat uit 2017 voor Design & Construct-opdrachten gaan bij tegenstrijdigheid de contractstukken voor op het inschrijvingsdocument, en de nota’s van inlichtingen horen bij die contractstukken. Voor de planning gaat daar de planning in TenderNed voor op die in het document. Andere opdrachtgevers regelen het anders, en soms staat er niets.

Een rangorde zegt welk stuk wint, niet of de uitkomst werkbaar is voor jou. En staat er geen rangorde in, dan geeft alleen een vraag in de nota van inlichtingen zekerheid.

Een tegenstrijdigheid die je nu niet vraagt, wordt later jouw probleem.

Lees elke nota van inlichtingen als een nieuw stuk

Alle deelnemers zien alle vragen en antwoorden. Een antwoord kan een eis verzachten, een weging verduidelijken of een termijn verschuiven, ook als het om de vraag van een ander ging. Loop na elke nota je aantekeningen uit het eerste uur opnieuw door: knock-outs, weging, termijnen, vormeisen en contract. Wat verandert er, en wat had je al aangenomen dat nu niet meer klopt?

Let daarbij op hoe je inschrijving straks gelezen wordt. Volgens PIANOo is de offerte, met de uitwerking van de gunningscriteria, bindend voor de inschrijver. Wat je schrijft, moet dus kloppen met de stukken zoals ze na de laatste nota zijn.

Checklist voor het eerste uur met de aanbestedingsleidraad