PRIVATE TENDERS
Van korte offerte tot groot voorstel, in je eigen huisstijl
Niet elke tender komt van de overheid. Bedrijven vragen elke dag offertes aan, van een korte prijsvraag tot een uitgebreid traject met gesprekken en een pitch. Atvalio gaat je daarbij helpen zoals bij een aanbesteding: lezen, adviseren, schrijven vanuit je profiel en controleren. Jij houdt de regie en verstuurt zelf.
WAT IS EEN PRIVATE TENDER
Een uitvraag van een bedrijf, met eigen spelregels
Een private tender is een offerte-uitvraag uit het bedrijfsleven. Een bedrijf hoeft geen openbare procedure te volgen: het bepaalt zelf wie het uitnodigt, wat het vraagt en hoe het kiest. Alleen in een paar sectoren, zoals energie, water en vervoer, kunnen ook bedrijven onder aanbestedingsregels vallen.
Dat geeft ruimte. Je bent vrij in opbouw en vormgeving. Vaak volgt er een gesprek of een presentatie, en de klant mag onderhandelen, bijvoorbeeld in een tweede ronde of een best and final offer. En de klant kent je meestal al. Dat is je voorsprong, als je hem gebruikt.
Hoe je zo’n tender wint, lees je in hoe win je een private tender.
DRIE SOORTEN
Klein, groot of special
Bij een nieuwe private tender kies je in Atvalio welke soort het is. Dat bepaalt hoeveel Atvalio vraagt en schrijft.
- KleinEen korte, concrete offerteDe klant wil iets korts, omdat de opdracht niet meer vraagt of omdat hij dat prettig vindt. Atvalio gaat er een nette offerte van maken in je eigen huisstijl, met wat de klant vroeg op een rij.
- GrootHet complete verhaalAanpak, planning, team, prijs en afspraken, volledig en onderbouwd. Atvalio gaat helpen met de opbouw en schrijft per onderdeel vanuit je profiel.
- SpecialOp maat, met een eigen conceptVoor een klant die je echt wilt binnenhalen. Een eigen concept, in inhoud en in vorm. Atvalio gaat meedenken over het concept en de opmaak; de keuzes maak jij.
KLEINE OFFERTES
Kleine offertes verdienen ook aandacht
Voor veel bedrijven zijn kleine offertes het meeste werk: niet per stuk, maar door hoe vaak ze terugkomen. Ze komen vaak uit een oud Word-bestand: een vorige offerte, een andere klantnaam erin, de prijs aangepast. Dat gaat snel, maar het leest ook zo. En wat de klant precies vroeg, raakt onderweg soms kwijt.
Juist hier gaat Atvalio tijd besparen: van de uitvraag naar een nette offerte in je eigen huisstijl, zonder opnieuw te beginnen en zonder over te typen.
- Leest de mail of de uitvraagJe plakt de mail of uploadt de uitvraag. Atvalio haalt eruit wat de klant wil: de dienst, de omvang, de planning, de vragen die hij stelt.
- Zet het op een rijWat de klant vroeg, in een korte lijst. Zo zie je in één oogopslag of je offerte op alles antwoord geeft.
- Schrijft vanuit je profielEen offerte met jouw diensten, referenties en werkwijze, in je eigen huisstijl. Geen tekst die bij iedere concurrent past.
- Zegt wat er ontbreektMist er een prijs, een startdatum of een antwoord op een vraag van de klant? Dan vraagt Atvalio het je, in plaats van iets in te vullen.
De offerte gaat naar Word of PDF. Jij past aan wat je wilt en verstuurt hem zelf.
DE KLANT LEEST MEE
Lees je offerte zoals de klant hem leest
Bij een private tender beslist zelden één persoon. Achter je contactpersoon zit een groep: de DMU. Atvalio gaat je offerte laten lezen door gesimuleerde lezers, ieder met een eigen bril. Zo zie je waar een lezer twijfelt, terwijl je nog kunt verbeteren.
- InkoopKlopt het, en is het te vergelijken?Prijs, voorwaarden en of de offerte op alle punten antwoord geeft.
- GebruikerWat verandert er voor mij?Minder gedoe, betere service, een leverancier die meedenkt.
- DirectiePast het bij waar we heen willen?Risico, kosten over de looptijd en rust in de organisatie.
Jij vult aan wat je van de klant weet. De gesimuleerde lezers zijn een hulpmiddel om je offerte scherper te maken, geen voorspelling van de uitslag.
NA HET VERSTUREN
Opvolgen, en leren van verlies
- OpvolgenBij een private tender begint na het versturen een tweede ronde. Atvalio gaat je eraan herinneren om op te volgen en houdt bij wat je met de klant hebt afgesproken. Het contact houd je zelf. Lees een offerte opvolgen.
- OnderhandelenAtvalio gaat bijhouden wat je in je offerte toezegt en dat naast je calculatie zetten, zodat je in een tweede ronde weet wat je kunt geven. Lees prijs en onderhandelen.
- Leren van verliesNa de uitslag zet je de feedback van de klant bij je offerte. Atvalio gaat die naast wat je schreef leggen en neemt de lessen, na jouw akkoord, mee in je volgende offertes. Het AI-model zelf leert niets van je stukken.
WAAR WE STAAN
Eerst Europees, dan privaat
Atvalio Tenders is in ontwikkeling. We bouwen eerst de keten voor Europese aanbestedingen, daarna die voor private tenders. Wat op deze pagina staat als iets dat Atvalio gaat doen, werken we in die tweede stap uit. Het profiel van je bedrijf, je huisstijl en de export naar Word en PDF zijn voor beide hetzelfde.
VERDER LEZEN
Kennis over private tenders
- Hoe win je een private tender?Wat een private tender is, waarom je een voorsprong hebt als de klant je al kent, welke offerte past (klein, groot of special) en waar het vaak misgaat.
- RFI, RFP en RFQ: wat is het verschil, en wat doe je ermee?Wat een informatieaanvraag, een offerteaanvraag en een prijsaanvraag zijn, wat de klant van je verwacht, en wanneer een RFI de moeite waard is.
- De DMU: wie beslist er mee over je offerte?Wie er in de decision making unit zit, waarom je inkoop en de assistenten niet moet vergeten, en hoe je erachter komt wie er meebeslist.
- Na het versturen: zo volg je een offerte op, en zo leer je van verliesWaarom je bij een private tender direct opvolgt, wat je meteen afspreekt, en hoe je na verlies een eerlijk antwoord krijgt op de vraag waarom.
- Prijs en onderhandelen bij een private tender: houd je marge vastHoe je ruimte houdt voor een tweede ronde of best and final offer, waarom te veel zakken je ongeloofwaardig maakt, en waar je marge na de gunning nog wegloopt.
- Als zittende leverancier je contract behouden bij een nieuwe uitvraagWaarom een zittende leverancier bij een private tender een voorsprong heeft, waar die voorsprong verdwijnt, en waarom je een lagere prijs moet durven bieden dan je nu krijgt.
- De presentatie na je offerte: zo win je de pitchHoe je je voorbereidt op een presentatie of pitch bij een private tender, waarom kort en to the point wint, en waarom je je verplaatst in wat de klant wil zien.
- Waarom de opmaak van je offerte telt: de psychologie van de eerste indrukWat de vorm van een offerte doet met hoe een klant de inhoud leest, waarom je de opmaak afstemt op de klant en de DMU, en hoe je beelden inzet die over de klant gaan in plaats van over jezelf.
Als eerste starten?
Sta je op de wachtlijst, dan kun je als eerste starten met een proef van 14 dagen op een echte tender. Eén mail bij de lancering, verder niets.