Tender schrijven met AI: wat werkt, wat niet en waar je op let

Mag je AI of ChatGPT gebruiken bij een aanbesteding?

Ja, in de regel wel. Een aparte regel over AI-gebruik door inschrijvers vonden we niet in de Nederlandse aanbestedingsregels of bij PIANOo. Wat wel geldt: je bent verantwoordelijk voor alles wat je indient, hoe het ook tot stand is gekomen. En de leidraad van de aanbesteding kan voorwaarden stellen, bijvoorbeeld over geheimhouding. Lees die dus eerst.

De vraag is daarom niet of je AI mag gebruiken, maar waarvoor. Een taalmodel is een goede lezer en een snelle eerste schrijver. Het is geen bron van feiten over jouw bedrijf.

Waar AI goed in is bij tenders

• LezenStukken samenvattenLeidraad, programma van eisen, conceptovereenkomst en bijlagen in een paar alinea’s: wat wordt er gevraagd, voor hoe lang, en tegen welke voorwaarden. Vraag om een paginaverwijzing bij elk punt, zodat je het kunt nalezen.
• OrdenenEisen en criteria op een rijKnock-outs, geschiktheidseisen, gunningscriteria met hun weging, vormeisen en termijnen in één overzicht. Juist bij lange stukken mis je dan minder.
• VragenOnduidelijkheden vindenTegenstrijdigheden tussen leidraad en bijlagen, een eis zonder toelichting, een termijn die niet klopt. AI vindt die snel, en helpt je er een vraag van te maken voor de nota van inlichtingen.
• SchrijvenEen eerste versieEen opzet voor een antwoord op een kwaliteitsvraag, met een indeling die op het criterium aansluit. Een begin om op te bouwen, geen tekst om in te sturen.

Bij al deze taken werkt AI met wat je het geeft. Lees je de samenvatting zonder de stukken ernaast, dan vertrouw je erop dat er niets is weggevallen. Controleer daarom steeds tegen de bron, zeker bij knock-outs en termijnen.

Waar het misgaat

Een verzonnen feit is meer dan een schoonheidsfout. Bij een Europese aanbesteding mag een aanbestedende dienst een inschrijver uitsluiten die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de informatie die nodig is voor de controle op uitsluitingsgronden, of die door nalatigheid misleidende informatie heeft verstrekt die een belangrijke invloed kan hebben op beslissingen over uitsluiting, selectie of gunning (artikel 2.87, eerste lid, onderdelen h en i, Aanbestedingswet). Dat de tekst uit een AI-hulpmiddel kwam, verandert daar niets aan.

Generieke tekst kost je geen uitsluiting, maar wel punten. Bij een kwaliteitsvraag scoort het antwoord dat laat zien hoe jij het doet, met bewijs. Een tekst die net zo goed van een ander had kunnen zijn, scoort dat niet. Hoe je een plan van aanpak concreet maakt, en waarom standaardteksten niet winnen, lees je in aparte artikelen.

AI weet niets over jouw bedrijf wat jij het niet vertelt. Wat het niet weet, verzint het soms.

Waar gaan je gegevens heen?

Aanbestedingsstukken zijn niet altijd openbaar, en je eigen inschrijving al helemaal niet. Een leidraad kan een geheimhoudingsbepaling bevatten, bijvoorbeeld dat je informatie uit de stukken niet aan derden beschikbaar mag stellen. Een AI-dienst van een ander bedrijf is dan ook een derde. Lees die bepaling voordat je stukken uploadt, en stel een vraag als niet duidelijk is wat mag.

Bij persoonsgegevens geldt de AVG. Denk aan cv’s van sleutelfunctionarissen, namen van contactpersonen bij referenties of gegevens uit de opdracht zelf. De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwde in 2024 dat ze meldingen van datalekken kreeg doordat medewerkers persoonsgegevens in AI-chatbots invoerden. De meeste bedrijven achter die chatbots slaan alles op wat je invoert. De AP vraagt organisaties om met medewerkers af te spreken welke gegevens wel en vooral niet in een chatbot mogen, en om met de aanbieder af te spreken dat ingevoerde gegevens niet worden opgeslagen.

1. 1Lees de stukken op geheimhoudingZoek in de leidraad naar vertrouwelijkheid of geheimhouding. Mag informatie niet naar derden, vraag dan in de nota van inlichtingen of een AI-dienst daaronder valt.
2. 2Weet waar je gegevens heen gaanWaar staan de servers, wordt je invoer opgeslagen, en wordt die gebruikt om modellen te trainen? Kies een zakelijke dienst waarin je dat kunt regelen.
3. 3Regel een verwerkersovereenkomstVerwerkt de AI-dienst persoonsgegevens in jouw opdracht, dan sluit je een verwerkersovereenkomst, ook als de aanbieder in het buitenland zit. Jij blijft verantwoordelijk voor wat je uitbesteedt.
4. 4Spreek het af in je teamLeg vast welke tools mogen en wat er niet in mag. Het gaat vaak mis bij gratis tools die medewerkers op eigen initiatief gebruiken.

Mag een aanbestedende dienst AI-gebruik verbieden of laten melden?

Een Nederlandse regel of handreiking hierover vonden we niet. Een opdrachtgever bepaalt wel zelf de voorwaarden in de leidraad. Staat daar iets over AI, dan volg je dat. Is het onduidelijk of onredelijk, dan stel je er een vraag over in de nota van inlichtingen.

Buiten Nederland zijn er wel voorbeelden. De Britse overheid raadt opdrachtgevers in Procurement Policy Note 017 (sinds februari 2025, eerder PPN 02/24) aan om inschrijvers te vragen of en hoe ze AI hebben gebruikt. Die vragen zijn alleen ter informatie en tellen niet mee in de beoordeling. Het gebruik van AI door inschrijvers is volgens die note niet verboden. Wel raadt ze opdrachtgevers aan met passende maatregelen te voorkomen dat inschrijvers vertrouwelijke informatie van de opdrachtgever gebruiken. De Schotse overheid zegt het vanuit de kant van de inschrijver: je blijft altijd zelf verantwoordelijk voor de juistheid van wat je indient, en bepaalde informatie uit de stukken mag niet in AI-tools.

Wat betekent de AI-verordening voor jou als inschrijver?

De Europese AI-verordening (AI Act) is op 1 augustus 2024 in werking getreden en wordt in stappen van toepassing. In juli 2026 is ze gewijzigd met de Digital Omnibus on AI (Verordening (EU) 2026/1744), die een deel van de termijnen verschoof. Gebruik je als bedrijf een AI-dienst om een offerte te schrijven, dan ben je in de termen van de verordening een gebruiksverantwoordelijke. Voor jou doen drie onderdelen ertoe, en vooral het eerste.

De AI-verordening vraagt van een inschrijver vooral dat je weet wat je gebruikt.

Tender schrijven met AI: een werkwijze die werkt

Wie AI zo inzet, wint tijd zonder punten of geloofwaardigheid te verliezen.

1. 1Begin bij je eigen bedrijfsinformatieReferenties, certificaten, mensen, je aanpak en wat je onderscheidt. Leg dat één keer goed vast. Wat AI niet van jou krijgt, kan het niet gebruiken, en dan wordt de tekst algemeen of verzonnen.
2. 2Een bron bij elke beweringElk feit in de tekst moet terug te voeren zijn op een pagina in de stukken of op je eigen informatie. Kun je de bron niet aanwijzen, dan haal je de zin weg of vul je het feit zelf in.
3. 3Ontbreekt iets, vraag het naLaat AI een vraag stellen in plaats van een gat op te vullen. Liever een open plek in het concept dan een cijfer dat niet klopt.
4. 4Controleer tegen de leidraadBeantwoordt de tekst de vraag zoals die gesteld is, volgt hij de beoordelingssystematiek, en voldoet de opgemaakte versie aan de vormeisen? Gebruik daarvoor ook de laatste week voor het indienen.
5. 5Een mens beslist en tekentOf je inschrijft, wat je belooft en tegen welke prijs: dat besluit jij. Lees de volledige inschrijving na voordat je hem indient. Jij ondertekent, dus jij staat ervoor in.

Gebruik AI om sneller te lezen en beter te schrijven, niet om minder te weten.