KennisEuropese aanbesteding
Referenties: welke kies je, en hoe zet je ze in?
Referenties komen twee keer terug in een aanbesteding. Als eis, om aan te tonen dat je het werk eerder hebt gedaan. En als bewijs in je tekst, om een belofte te onderbouwen. In beide gevallen telt welke je kiest, en of de referent weet dat hij genoemd wordt.
Geschreven door de redactie van Atvalio: mensen die jarenlang zelf inschreven op aanbestedingen. Over ons
Wat een opdrachtgever mag vragen
Referenties zijn een van de geschiktheidseisen: ze tonen aan dat je de ervaring hebt. De Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit zetten daar grenzen aan.
- TermijnDrie of vijf jaarBij diensten en leveringen gaat het om opdrachten uit de afgelopen drie jaar, bij werken vijf jaar. Langer mag alleen als er anders te weinig concurrentie is.
- SoortVergelijkbaar, niet identiekDe opdrachtgever mag vragen naar vergelijkbare opdrachten, niet naar precies dezelfde.
- AantalEén per kerncompetentieDe Gids Proportionaliteit gaat uit van hooguit één referentie per kerncompetentie die de opdrachtgever benoemt.
- OmvangHooguit 60% van de opdrachtEen referentieopdracht hoeft volgens de gids niet meer dan 60% van de geraamde waarde te zijn. Wie meer vraagt, moet dat motiveren.
In de praktijk vragen opdrachtgevers regelmatig referenties met een omzet die niet in verhouding staat tot de opdracht. Zie je dat, stel er dan een vraag over in de nota van inlichtingen en verwijs naar de gids.
Welke kies je als je er meer hebt?
Voldoe je met meerdere opdrachten aan de eis, kies dan bewust. Drie redenen om voor een referentie te gaan.
- Een vergelijkbare opdrachtgeverEen gemeente voor een gemeente, een zorginstelling voor een zorginstelling. De commissie herkent haar eigen situatie, en dat maakt je ervaring geloofwaardig.
- Een naam die indruk maaktEen bekende organisatie zegt in één woord dat je het aankunt. Gebruik dat, zolang de opdracht ook echt vergelijkbaar is.
- Een klant die iets over je wil zeggenEen referent die ook een korte quote wil geven voor je offerte, is goud waard. Een tevreden klant overtuigt meer dan jijzelf.
Stem altijd vooraf af
De fout die het vaakst gemaakt wordt: een referent opgeven zonder het hem te vragen. Misschien mag hij namens zijn organisatie geen referentie geven. Misschien werkt hij er niet meer. Of hij wordt gebeld en weet niet goed meer waar het over ging. Elk van die situaties kost je punten, of erger.
Bel daarom vooraf. Vraag of je hem mag opgeven, vertel om welke opdracht het gaat en waar de opdrachtgever waarschijnlijk naar vraagt, en spreek af wie de contactpersoon is. Zo weet je referent wat hij kan verwachten.
Een referent die niet weet dat hij gebeld wordt, is geen referentie maar een risico.
Referenties als bewijs in je tekst
Referenties zijn niet alleen een eis. Ze zijn ook je sterkste bewijs bij een kwaliteitsvraag. Een belofte als “wij leveren altijd op tijd” zegt een commissie niets. Dezelfde belofte met een cijfer en een opdrachtgever die het kan bevestigen, levert punten op. Lees daarover meer in schrijven voor punten.
- Wat was de opdracht?Omvang, looptijd, wat je deed. Kort en concreet.
- Wat leverde het op?Een resultaat in cijfers: op tijd geleverd, klachten gedaald, kosten bespaard.
- Waarom is het vergelijkbaar?Leg de brug naar deze opdracht. De commissie moet het verband niet zelf hoeven te leggen.
WAAR HELPT ATVALIO BIJ?
In Atvalio leg je je referenties eenmalig vast in het profiel van je bedrijf: opdrachtgever, omvang, periode, resultaat en contactpersoon. Bij elke aanbesteding toont Atvalio welke referenties aan de eis voldoen en welke het best aansluiten bij deze opdrachtgever, met de pagina in de leidraad erbij. Het herinnert je eraan de referent vooraf te bellen. Jij kiest.
Atvalio Tenders komt binnenkort. Sta je op de wachtlijst, dan kun je als eerste starten met een proef van 14 dagen op een echte tender.
Wil je dit door Atvalio laten doen?