De laatste week: zo dien je in zonder dat het misgaat

Klaar, dagen voor de deadline

Plan je inschrijving zo dat hij drie tot vier dagen voor de sluiting volledig is afgestemd. Inhoud, prijs, formulieren en handtekeningen. Die dagen heb je nodig om te controleren, en als buffer voor wat er altijd tussenkomt: een collega die ziek is, een bewijsstuk dat op zich laat wachten, een vraag van de directie.

Uploaden op de laatste dag is een risico dat je niet hoeft te nemen. Een trage verbinding, een bestand dat niet wordt geaccepteerd of een handtekening die niet werkt, en je inschrijving komt te laat binnen. De rechter is daar streng in: wie na de sluitingstijd indient, doet niet meer mee.

Wie op de laatste dag uploadt, laat zijn inschrijving afhangen van zijn internetverbinding.

Wat je technisch op tijd regelt

• ToegangeHerkenningVoor TenderNed heb je als Nederlandse onderneming eHerkenning nodig, minimaal niveau EH2+. Regel het ruim voor je eerste inschrijving, en controleer of de juiste collega’s toegang hebben. Meer over het platform lees je in wat is TenderNed.
• HandtekeningHoe moet er getekend worden?Sommige opdrachtgevers vragen een gekwalificeerde elektronische handtekening per document, met een persoonsgebonden certificaat. Rijkswaterstaat weigert bijvoorbeeld groepscertificaten. Kijk in de leidraad wat er gevraagd wordt, en test het.
• BestandenWelk formaat?Vaak alleen pdf, soms met een maximale omvang per bestand. Zet je stukken op tijd om en kijk of ze na het omzetten nog goed leesbaar zijn.

Ligt TenderNed op het moment van sluiten plat door een oorzaak die niet bij jou ligt? Dan geldt dat bij Rijkswaterstaat als overmacht en schuift de sluitingstijd minstens 24 uur op. Ga daar niet op rekenen. Een probleem aan jouw kant valt daar niet onder.

Loop elke kwaliteitsvraag na, per subonderdeel

De controle die het vaakst wordt overgeslagen, levert de meeste punten op. Een kwaliteitsvraag bestaat bijna altijd uit onderdelen: beschrijf je aanpak, de risico’s, de planning, hoe je rapporteert. Een commissie loopt die onderdelen een voor een af. Mist er één, dan kost dat punten, hoe goed de rest ook is.

1. 1Knip de vraag in stukkenZet elk onderdeel van de vraag en het beoordelingskader onder elkaar.
2. 2Zoek elk stuk terug in je tekstStaat het er, herkenbaar, in dezelfde volgorde? Een commissielid dat moet zoeken, vindt het niet. Meer hierover in schrijven voor punten.
3. 3Toets de vormeisenPaginalimiet, lettergrootte, afbeeldingen. Wat erbuiten valt, wordt vaak niet gelezen.

Kleine fouten die alles kosten

Inhoudelijke zwaktes kosten punten. Deze fouten kosten je de hele inschrijving.

• Een verplicht bewijsstuk vergetenEen verklaring, een certificaat of een formulier dat de leidraad verplicht stelt en dat ontbreekt. Het gebeurt vaker dan je denkt, juist bij ervaren teams die op routine werken.
• Een formulier niet of verkeerd getekendEen ontbrekende handtekening, een tekenbevoegde die niet in het KvK-register staat zonder volmacht, of een groepscertificaat waar een persoonlijke handtekening gevraagd wordt.
• Afwijken van de vraagEen voorbehoud in je inschrijving, een eigen prijsblad in plaats van het voorgeschreven formulier, of een aanbod dat niet aan een eis voldoet. Twijfel je, stel dan op tijd een vraag in de nota van inlichtingen.
• Te laatEen minuut na de sluitingstijd is te laat. Zonder uitzondering.

Een controlelijst voor de laatste dagen

1. 1Alle verplichte stukkenLeg de lijst uit de leidraad naast wat je gaat uploaden. Vink elk stuk af, ook de stukken die je bij elke tender meestuurt.
2. 2Alle vragen beantwoordElke kwaliteitsvraag, elk subonderdeel, binnen de vormeisen.
3. 3Alles getekendDoor de juiste persoon, op de voorgeschreven manier, ook het UEA.
4. 4Prijs en tekst kloppen met elkaarDezelfde aantallen, dezelfde namen, dezelfde looptijd in je plan, je prijsblad en je formulieren.
5. 5Geüpload en bevestigdUpload op je interne deadline, en controleer of je een bevestiging van ontvangst hebt.