Bid of no-bid: wanneer schrijf je in, en wanneer niet?

Vier vragen die altijd op tafel moeten

• VolumeKunnen we het aan?Past de omvang van de opdracht bij wat je team nu en straks kan dragen, naast je bestaande klanten?
• BoetesWat gebeurt er als het misgaat?Welke boeteclausules staan er in de conceptovereenkomst, en staan ze in verhouding tot de opdracht?
• OpstartHoeveel tijd krijg je?Is de opstarttermijn lang genoeg om op de eerste dag goed te beginnen?
• LooptijdHoe lang loopt het contract?Verdien je je investering in de inschrijving en de opstart terug binnen de looptijd?

Wanneer het een no-bid is

Niet elke uitkomst is een afweging. Bij deze drie is het antwoord meestal gewoon nee.

• Een korte looptijdJe investeert veel in de inschrijving en de opstart, maar de tijd om dat terug te verdienen is te kort.
• Boetes buiten proportieEen contract waarin vooral wordt nagedacht over straffen, is een slecht begin van een samenwerking. Het zegt iets over hoe de klant naar leveranciers kijkt.
• Een te strakke opstartAls je niet de tijd krijgt om goed te beginnen, start je op de eerste dag met kwaliteit die onder je eigen niveau ligt.

Kun je niet goed starten, dan sta je op de eerste dag al 1-0 achter.

Hoe groot is je kans?

Ook als je het werk kunt doen, is de vraag of je kunt winnen. Kijk naar wie er waarschijnlijk meedoen, of je de opdrachtgever kent, en wie het werk nu doet. Bij die laatste vraag maakt het veel uit of het een Europese aanbesteding is of een private tender.

• Europese aanbestedingIedereen begint gelijkDe opdrachtgever moet alle inschrijvers gelijk behandelen. Ook een zittende leverancier die het goed doet, moet gewoon de beste inschrijving doen. Er is geen bonus voor goed gedrag in het verleden.
• Private tenderDe relatie telt meeEen klant mag zelf kiezen, en een leverancier die het goed doet heeft een streepje voor. Als zittende partij heb je bij een private tender meer kans op verlenging dan bij een Europese aanbesteding.

Soms weet je vooraf dat je kans klein is, en schrijf je toch in. Om je naam te laten zien, zodat je bij het volgende traject wel een grote kans hebt. Dat kan een goede keuze zijn, maar doe het zo min mogelijk, en alleen in uitzonderlijke situaties.

Zo richt je het besluit in

1. 1SalesKunnen we op tijd indienen? Hebben we de gevraagde certificaten? Kunnen we deze opdracht in theorie winnen?
2. 2OperatieKunnen we het werk ook echt uitvoeren? Hebben we op tijd de capaciteit, en kunnen we op tijd aan de materialen of producten komen?
3. 3De directieNeemt het besluit, op advies van sales en operatie. Zo weegt de ambitie om te winnen even zwaar als de vraag of je het waar kunt maken.

Een tip: besluit bij een Europese aanbesteding eerst voorlopig en daarna definitief, na de nota van inlichtingen. De antwoorden kunnen een boeteclausule verzachten, een opstarttermijn verlengen of een eis laten vervallen. Begin na het voorlopige besluit wel al met het werk dat daar niet van afhangt.

Elke inschrijving die je niet had moeten doen, gaat ten koste van een die je wel had kunnen winnen.