Gunningscriteria: zo schrijf je voor punten

Van voldoende naar uitstekend

Een commissie scoort meestal op een schaal. De precieze omschrijving staat in de leidraad en verschilt per aanbesteding, maar het patroon is bijna altijd hetzelfde.

• VoldoendeJe bevestigt de vraagJe laat zien dat je doet wat er gevraagd wordt. Niet meer, niet minder.
• GoedJe laat zien hoeConcreet, onderbouwd en afgestemd op deze opdracht.
• UitstekendJe biedt meerwaardeJe doet meer dan de vraag, op een manier die de opdrachtgever niet had verwacht en die past bij wat ze wil bereiken.

Uitstekend is alleen voor het antwoord dat echt meerwaarde biedt ten opzichte van de vraag. Verras, positief. Out of the box mag.

Waar haal je die meerwaarde vandaan?

Meerwaarde die nergens op aansluit, is een losse belofte. Meerwaarde die aansluit bij wat de opdrachtgever wil, levert punten op. Uiteindelijk is het een cirkel: alles in de stukken hangt met elkaar samen.

1. 1Leg de vraag naast het programma van eisenWat de kwaliteitsvraag niet zegt, staat vaak in het programma van eisen. Daar vind je de wensen en zorgen achter de vraag.
2. 2Onderzoek de opdrachtgeverJaarverslag, beleidsplannen, persberichten, duurzaamheidsdoelen. Een organisatie die over haar CSRD-doelen rapporteert, vertelt je zelf wat ze belangrijk vindt.
3. 3Koppel je meerwaarde aan hun doelenLaat zien hoe jouw extra bijdraagt aan wat zij willen bereiken. Dan is het geen extraatje meer, maar een antwoord.

Schrijf voor iemand die je vak niet kent

Ga er altijd, zonder uitzondering, van uit dat de opdrachtgever jouw vak niet begrijpt. Er is altijd een commissie. Daar kunnen mensen in zitten die je vak kennen, maar er zitten zeker ook mensen in die dat niet doen.

Wat voor jou vanzelfsprekend is, is dat voor hen niet. Daar verlies je ze makkelijk. Leg vakbegrippen uit, beschrijf wat een maatregel oplevert in plaats van alleen wat je doet, en sla geen stappen over omdat ze voor jou logisch zijn.

Wat voor jou vanzelfsprekend is, is dat voor de commissie niet.

Geen belofte zonder bewijs

De meest gemaakte fout: beloven zonder het te onderbouwen. Een commissie kan alleen punten geven voor wat ze kan controleren. Een fictief voorbeeld.

• Belofte“Wij leveren altijd op tijd.”Dat schrijft elke inschrijver. De commissie kan er niets mee.
• Met bewijs“Vorig jaar leverden wij 98% van onze 4.200 bestellingen binnen het afgesproken tijdvak. Bij een vergelijkbare opdracht voor een regionale zorginstelling haalden we in het eerste jaar 99%, met als referentie de facilitair manager.”Een hard cijfer, een vergelijkbare opdracht en een referentie die de commissie kan nabellen.

• Harde cijfersPercentages, aantallen, doorlooptijden. Uit je eigen systemen, niet uit je hoofd.
• ReferentiesEen opdrachtgever die bevestigt wat je schrijft, met naam en functie.
• Echte praktijkvoorbeeldenWat je bij een vergelijkbare opdracht hebt gedaan, en wat het opleverde.

Lees je antwoord als de commissie

1. 1Leg het naast het beoordelingskaderWelke punten worden er genoemd voor goed en uitstekend? Staan die er allemaal in?
2. 2Volg de opbouw van de vraagBeantwoord elk onderdeel, in dezelfde volgorde. Een commissielid dat moet zoeken, mist iets.
3. 3Laat iemand van buiten lezenIemand die je vak niet kent, ziet direct waar je te veel vanzelfsprekend vindt.
4. 4Houd je aan de vormeisenPaginalimiet, lettergrootte, afbeeldingen. Wat erbuiten valt, wordt vaak niet gelezen.