Cv’s in een aanbesteding: sleutelfunctionarissen, eisen en vervanging

Wanneer vraagt een aanbestedende dienst om een cv?

Een aanbestedende dienst vraagt om een cv op twee momenten: als geschiktheidseis, om te toetsen of je de mensen in huis hebt, of bij een gunningscriterium, om de kwaliteit van je team te beoordelen. Welke van de twee het is, bepaalt wat het cv voor je inschrijving betekent.

Als geschiktheidseis gaat het om technische en beroepsbekwaamheid. De dienst mag eisen dat je over de nodige personele middelen en ervaring beschikt (artikel 58, vierde lid, richtlijn 2014/24/EU). Een van de manieren om dat aan te tonen zijn de onderwijs- en beroepskwalificaties van de dienstverlener of het leidinggevend personeel, mits die niet als gunningscriterium worden toegepast (artikel 2.93, eerste lid, onder g, Aanbestedingswet 2012). PIANOo noemt als voorbeelden informatie over de medewerkers die de opdracht uitvoeren en hun opleidingsniveau, en diploma’s of certificaten. Hoe je zulke eisen leest en wanneer ze te zwaar zijn, staat in geschiktheidseisen en knock-outs.

Als gunningscriterium mag de dienst de organisatie, de kwalificatie en de ervaring van het personeel beoordelen, wanneer de kwaliteit van dat personeel een aanzienlijke invloed kan hebben op het niveau van de uitvoering (artikel 67, tweede lid, onder b, richtlijn 2014/24/EU). Vroeger lag dat anders: in het Lianakis-arrest (C-532/06, 24 januari 2008) zag het Hof van Justitie onder meer ervaring en personeel van de inschrijver als criteria voor de selectie, niet voor de gunning. In het Ambisig-arrest (C-601/13, 26 maart 2015) nuanceerde het Hof die lijn: de kwalificaties van het team dat de opdracht uitvoert, mogen wel een gunningscriterium zijn. De richtlijn van 2014 maakt het uitdrukkelijk mogelijk. PIANOo noemt het ook in algemene zin: een subgunningscriterium mag over de opdrachtnemer zelf gaan als de kwaliteit van die persoon grote invloed heeft op het resultaat.

Mag een dienst cv’s als eis én als gunningscriterium gebruiken?

Nee. Vraagt een dienst in de geschiktheidsfase om cv’s van medewerkers, dan mag hij die volgens PIANOo niet ook nog als gunningscriterium gebruiken. Dezelfde kwalificaties mogen niet als geschiktheidseis én als gunningscriterium in dezelfde aanbesteding meetellen. De wet zegt het ook: kwalificaties tellen als bewijs van geschiktheid alleen als ze niet als gunningscriterium worden toegepast.

Zie je in een leidraad dat dezelfde opleidingseis eerst als knock-out geldt en daarna punten oplevert, stel er dan een vraag over in de nota van inlichtingen.

Een cv is óf een drempel óf een score. Lees in de leidraad welke van de twee, voordat je begint te schrijven.

Wat is een sleutelfunctionaris in een aanbesteding?

Een sleutelfunctionaris is iemand met een cruciale rol bij de uitvoering van de opdracht, zoals de projectleider. Zo omschrijft PIANOo het. Als de competenties van het personeel van belang zijn voor de uitvoering, kan een dienst de kennis, ervaring en competenties van zo iemand ook beoordelen in een interview, en dat oordeel verwerken in een gunningscriterium. Bij een presentatie kan het wenselijk zijn dat de sleutelfunctionaris die zelf geeft.

PIANOo raadt diensten aan om in de stukken op te nemen wat er gebeurt als een sleutelfunctionaris vóór of tijdens de uitvoering onverhoopt uitvalt, en of een inschrijver dan een gelijkwaardige vervanger mag aanbieden. Zoek die passage op voordat je namen invult. Staat ze er niet in, dan is het een goede vraag voor de nota van inlichtingen.

Ben je verplicht de mensen van je cv’s in te zetten?

Ja, in de regel wel. Wie je aanbiedt, beloof je in te zetten, en de overeenkomst legt dat vast. Hoe precies, staat in de inkoopvoorwaarden van de dienst. Het Rijk gebruikt voor diensten de ARVODI-2025, vastgesteld op 17 maart 2025 (Staatscourant 2025, 10990). Artikel 4 regelt de vervanging van personen die de diensten uitvoeren.

• ToestemmingAlleen bij uitzonderingJe vervangt iemand alleen bij uitzondering en na voorafgaande toestemming van de opdrachtgever. Die weigert de toestemming niet op onredelijke gronden.
• GelijkwaardigMinstens even goedDe vervanger is qua deskundigheid, opleiding en ervaring ten minste gelijkwaardig aan wie hij vervangt, of voldoet aan wat jullie hebben afgesproken.
• TariefNiet duurderVoor de vervanger reken je geen hoger tarief.
• AndersomDe opdrachtgever kan vervanging vragenVindt de opdrachtgever vervanging nodig of wenselijk voor een goede uitvoering, dan vervang je de persoon zo spoedig mogelijk, tenzij dat redelijkerwijs niet van je kan worden verlangd.

Andere overheden kunnen eigen inkoopvoorwaarden gebruiken, met andere afspraken over vervanging, boetes of termijnen. Lees daarom altijd de conceptovereenkomst die bij de stukken zit. Leun je voor de eis op het cv van iemand bij een onderaannemer of partner, dan moet die partij het werk waarvoor die kwalificaties nodig zijn ook zelf uitvoeren. Dat staat in combinatie en onderaanneming.

De praktische les: bied alleen mensen aan die op de startdatum echt beschikbaar zijn. Een sterk cv van iemand die over een half jaar met pensioen gaat of al voor een ander project is ingepland, levert nu punten op en straks een probleem.

Een cv in je offerte is een belofte over een persoon. Zet er alleen iemand in die je ook echt kunt leveren.

Hoe stel je een cv op voor een aanbesteding of offerte?

Een cv voor een tender is geen sollicitatie-cv. De commissie wil niet weten wie iemand is, maar of deze persoon deze opdracht goed gaat doen. Vijf stappen.

1. 1Begin bij de eis en het criteriumZet de gevraagde opleiding, certificaten en jaren ervaring naast elkaar en laat bovenaan het cv zien dat de persoon eraan voldoet. Volg het format en de paginalimiet uit de leidraad, en lees wat er staat over tekst die de limiet overschrijdt.
2. 2Noem de rol in deze opdrachtBegin met wat de persoon in dit contract gaat doen en voor hoeveel uur. Niet “senior adviseur”, maar “projectleider implementatie, aanspreekpunt voor de contractmanager”.
3. 3Kies relevante projectenTwee of drie vergelijkbare projecten zeggen meer dan een lijst van twintig. Per project: opdrachtgever, periode, rol en resultaat. Dezelfde regels als bij referenties: vergelijkbaar, recent en controleerbaar.
4. 4Onderbouw met bewijsDiploma’s en certificaten met datum en geldigheid, resultaten in cijfers. “Ervaren in transities” is een bewering; “leidde drie overgangen zonder onderbreking van de dienst” is bewijs. Meer daarover in schrijven voor punten.
5. 5Laat het aansluiten op je planDe namen en rollen in de cv’s moeten dezelfde zijn als in je plan van aanpak en je organisatieschema. Een commissie die verschillen ziet, gaat twijfelen aan beide.

Een fictief voorbeeld. Een gemeente vraagt voor een schoonmaakcontract een projectleider met minstens vijf jaar ervaring in vergelijkbare contracten. Het eerste cv opent met een opleidingsoverzicht uit de jaren negentig en een lijst van vijftien werkgevers. Het tweede opent met: “Rol in deze opdracht: projectleider overgang en eerste contractjaar, 16 uur per week. Zeven jaar projectleider in schoonmaakcontracten bij gemeenten, waarvan drie overgangen van een andere leverancier.” Daarna volgen twee projecten met resultaat. Dezelfde persoon, maar alleen het tweede cv beantwoordt de vraag van de commissie.

Mag je cv’s van medewerkers zomaar meesturen?

Niet zonder nadenken. Een cv bevat persoonsgegevens, en als je het meestuurt, deel je die met een andere organisatie. Daarvoor heb je onder de AVG een grondslag nodig. Toestemming lijkt voor de hand te liggen, maar de Autoriteit Persoonsgegevens wijst erop dat een werknemer een vraag van zijn werkgever moeilijk kan weigeren. De Europese privacytoezichthouders (EDPB) zeggen het nog stelliger: werknemers zijn in principe niet in staat om vrijelijk toestemming te geven.

Toestemming is dus een zwakke grondslag. Een gerechtvaardigd belang kan er een zijn. Dat kun je volgens de Autoriteit Persoonsgegevens alleen gebruiken als je aan drie voorwaarden voldoet: er is een gerechtvaardigd belang, de verwerking is nodig om dat belang te behartigen, en je hebt een afweging gemaakt tussen jouw belangen en die van de medewerker. Twijfel je over je eigen situatie, vraag dan je privacyfunctionaris of jurist mee te kijken.

1. 1Vertel het je medewerker voorafVoor welke aanbesteding het cv is, welke organisatie het krijgt en waarvoor. Een medewerker die zijn cv later in een gunningsdossier terugziet, had dat van jou moeten horen.
2. 2Deel niet meer dan nodigNeem alleen op wat de dienst vraagt en wat de rol onderbouwt. Gegevens als je privéadres of geboortedatum horen er meestal niet in.
3. 3Laat de medewerker meelezenHet cv beschrijft zijn werk. Laat hem controleren of het klopt. Dat voorkomt fouten en het is ook de beste voorbereiding op een interview.

Hoe houd je cv’s actueel?

De meeste cv-problemen ontstaan in de laatste week voor de sluiting: een certificaat dat net verlopen is, een project dat er niet in staat, een medewerker die al weg is. Leg daarom per sleutelpersoon de feiten vast, en werk ze bij als een project klaar is in plaats van als de tender er ligt. Hoe je zo’n kennisbank opzet, lees je in het tenderproces organiseren.

Bewaar feiten, geen kant-en-klare cv’s: opleidingen, certificaten met vervaldatum, projecten met rol en resultaat, talen, beschikbaarheid. Per tender stel je daar een cv uit samen dat past bij deze rol en deze opdrachtgever. Zo schrijf je elke keer gericht, zonder elke keer opnieuw te zoeken.