De Gids Proportionaliteit: wat je er als inschrijver mee kunt

Wat is de Gids Proportionaliteit?

De Aanbestedingswet zegt dat een overheid alleen eisen, voorwaarden en criteria mag stellen die in redelijke verhouding staan tot de opdracht. Wat dat in de praktijk betekent, staat in de Gids Proportionaliteit. De gids loopt het hele inkoopproces door: de keuze voor een procedure, de omvang van de opdracht, de geschiktheidseisen, de termijnen en de contractvoorwaarden. Hij bestaat uit toelichting en genummerde voorschriften.

De huidige versie is de derde herziening, die in januari 2022 in werking trad. Je vindt hem bij PIANOo. De gids geldt voor Europese en nationale aanbestedingen en voor meervoudig onderhandse procedures. Hoe dat onder de Europese drempel uitpakt, lees je in een aanbesteding onder de drempel.

Pas toe of leg uit

De gids is geen vrijblijvend advies. De Aanbestedingswet laat een richtsnoer aanwijzen voor de eisen die een overheid stelt: voor Europese aanbestedingen in artikel 1.10, voor nationale in artikel 1.13 en voor meervoudig onderhandse in artikel 1.16. Artikel 10 van het Aanbestedingsbesluit wijst de Gids Proportionaliteit als dat richtsnoer aan.

Daar hoort één regel bij. De overheid past de voorschriften toe, of motiveert in de aanbestedingsstukken waarom ze ervan afwijkt. Dat heet pas toe of leg uit. Afwijken mag dus, maar niet zonder uitleg. Gaat een eis verder dan de gids en staat er geen motivering bij, dan heb je een sterk punt. Staat de motivering er wel, dan kun je die nog steeds ter discussie stellen: de afwijking moet ook te rechtvaardigen zijn.

Afwijken van de gids mag. Afwijken zonder uitleg niet.

De voorschriften die er in de praktijk toe doen

De gids is lang. Voor een inschrijver zijn dit de onderdelen die het vaakst het verschil maken. Een deel staat in de wet zelf, een deel in de gids. De nummers komen uit de derde herziening. Lees bij twijfel de tekst van de gids zelf.

• OmzetHooguit drie keer de opdrachtEen eis aan je jaaromzet is de uitzondering. Bij een Europese aanbesteding moet de overheid hem met zwaarwegende argumenten motiveren, en mag hij niet hoger zijn dan drie keer (300%) de geraamde waarde van de opdracht (artikel 2.90 Aanbestedingswet).
• ReferentiesEén per kerncompetentie, hooguit 60%De overheid benoemt kerncompetenties en vraagt per kerncompetentie hooguit één referentie. Een referentie hoeft niet groter te zijn dan 60% van de geraamde waarde (voorschrift 3.5 G). Meer in referenties.
• EisenAlleen wat bij het risico pastGeschiktheidseisen moeten verband houden met de werkelijke risico’s van de opdracht of met de gevraagde competenties (voorschrift 3.5 B).
• SamenvoegenNiet onnodig grootOpdrachten worden niet onnodig samengevoegd. Een opdracht wordt in percelen verdeeld, tenzij de overheid in de stukken uitlegt waarom dat niet passend is (artikel 1.5 Aanbestedingswet).
• RaamovereenkomstGeen gratis paraatheidBij een raamovereenkomst mag de overheid niet eisen dat je personeel, materieel of materiaal beschikbaar houdt zonder omzetgarantie of vergoeding (voorschrift 3.3 A).
• ContractBegrensde aansprakelijkheidOnbeperkte aansprakelijkheid mag niet. Voor de grens kijkt de overheid naar de risico’s die ze echt loopt en naar wat gebruikelijk is in de branche (voorschrift 3.9 D). Bestaan er paritair opgestelde voorwaarden, dan past ze die integraal toe (voorschrift 3.9 C).

En een voorschrift dat veel inschrijvers over het hoofd zien: de overheid geeft je tijdens de procedure de kans om suggesties te doen voor aanpassingen aan de conceptovereenkomst (voorschrift 3.9 B). Je hoeft het contract dus niet te nemen zoals het er ligt.

Van eis naar actie

Zo leg je een eis uit de leidraad naast de wet en de gids. De eisen in de eerste kolom zijn fictieve voorbeelden.

Begin met een vraag

De eerste plek om een eis aan te kaarten is de nota van inlichtingen. Noem de eis met paragraaf en pagina, noem het voorschrift of het wetsartikel, en stel een alternatief voor dat het doel van de eis ook dient. Een opdrachtgever die ziet dat een eis buiten de gids valt en niet is gemotiveerd, heeft een goede reden om hem aan te passen. Hoe je zo’n vraag opbouwt, lees je ook in geschiktheidseisen en knock-outs.

Wacht er niet mee. De gids gaat ervan uit dat je een bezwaar zo snel als redelijkerwijs mogelijk na de publicatie kenbaar maakt. Wie een eis pas na de inschrijving aanvecht, loopt het risico dat hij te laat is.

Een te zware eis kaart je aan vóór de inschrijving, niet erna.

Helpt een vraag niet? De klachtenroute

1. 1Klacht bij de aanbestedende dienstDien je klacht schriftelijk in bij de dienst zelf, via het klachtenmeldpunt als de leidraad dat noemt. De handreiking voor klachtafhandeling van PIANOo gaat ervan uit dat je eerst vragen stelt in de nota van inlichtingen, en daarna pas een formele klacht indient. Onderbouw de klacht met het voorschrift en de pagina.
2. 2Commissie van AanbestedingsexpertsBen je niet tevreden over hoe de dienst je klacht afhandelt, dan kun je naar de Commissie van Aanbestedingsexperts. Dat is kosteloos. Voorwaarde is dat je de klacht eerst schriftelijk bij de dienst hebt ingediend en die een redelijke termijn heeft gehad om te reageren. Het advies van de Commissie is niet bindend.
3. 3De rechterVoor een bindende uitspraak ga je naar de civiele rechter, bij spoed in kort geding. Loopt er al een rechtszaak over de aanbesteding, dan neemt de Commissie de klacht niet in behandeling.

Let op: sinds 20 november 2025 behandelt de Commissie alleen nog ontwerpklachten. Dat zijn klachten over wat de dienst vooraf heeft vastgelegd: de eisen, voorwaarden en criteria. Klachten over een selectie- of gunningsbeslissing neemt ze niet meer in behandeling. Voor een disproportionele eis maakt dat niet uit: die kaart je toch al vóór de inschrijving aan. Wat je na een gunningsbeslissing kunt doen, lees je in na de gunningsbeslissing.

Er ligt ook een wetsvoorstel om de rechtsbescherming bij aanbesteden te versterken, met onder meer een verplichte klachtenregeling bij aanbestedende diensten. Het is in december 2025 naar de Tweede Kamer gestuurd. Kijk voor de actuele stand bij PIANOo.