Kostprijs per manuur: zo reken je uit wat een uur werk je echt kost

Waarom het brutoloon niet je kostprijs is

Neem een schoonmaakobject van 20.000 uur per jaar dat in januari 2027 start, onder de cao schoonmaak. De mensen op het object verdienen gemiddeld € 16,91 per uur. Wie alles meerekent en 3% winst wil maken, komt uit op een basistarief van € 37,19 per uur. Toeslagen voor avond, weekend en feestdagen komen daar apart bovenop.

Er zit geen grote verrassing tussen die twee bedragen, wel veel kleine posten: premies, vakantie, feestdagen, verzuim, werkoverleg, reistijd, werving, inwerken, een objectleider. Samen brengen ze de directe kosten op € 34,05 per uur.

Het risico zit in wat je overslaat. Laat in dit voorbeeld verzuim en wachttijd weg en je komt 8,4% lager uit. Met 3% winstopslag win je dan een opdracht waar je jaren geld op toelegt.

Het helpt om de kosten in drie groepen te verdelen. Een deel gaat mee met het aantal uren: loon, toeslagen, premies, pensioen. Een deel gaat mee met het aantal mensen: werving, inwerken, opleiding, kleding. En een deel hoort bij het contract zelf, zoals de objectleider, de opstart en wat er gebeurt als het contract afloopt.

Leg je aannames vast

Een calculatie voor een dienstencontract bestaat grotendeels uit aannames. Hoeveel uur werkt iemand gemiddeld? In welke trede zitten de mensen? Hoeveel verzuim verwacht je, hoe lang zijn de diensten? Zit je er bij één van die vragen een paar procent naast, dan schuift je kostprijs mee.

Schrijf die aannames daarom op voordat je gaat rekenen, per object. Na de gunning leg je ze naast wat er werkelijk gebeurt. Wie rekent met € 17 per uur terwijl het op het object € 18 blijkt te zijn, wil dat in het eerste kwartaal weten. Hoe je dat inricht, staat aan het eind van dit stuk.

Stap 1. De inzet

Dit zijn de aannames in het voorbeeld:

Neem je bij een contractswisseling mensen over, dan nemen ze hun dienstjaren mee. Dat bepaalt hun trede, hoeveel je bij ziekte doorbetaalt en hoe hoog een transitievergoeding later wordt. Haal die gegevens uit het personeelsoverzicht in de aanbestedingsstukken. Zit het er niet bij of is het oud, vraag er dan naar in de nota van inlichtingen.

Stap 2. Wat een betaald uur kost

Het basisuurloon is € 16,91. Daarop komen vakantietoeslag en eindejaarsuitkering, en over het totaal betaal je premies en pensioen. Toeslagen voor avond, nacht, weekend en feestdagen laat je hier weg: die krijgen een eigen tarief bovenop het basistarief (stap 8).

Per betaald uur kom je in 2027 op € 24,38: € 16,91 loon, € 2,20 vakantietoeslag en eindejaarsuitkering, € 3,77 premies, € 1,22 pensioen en € 0,29 voor de cao-fondsen.

Reiskosten maak je per dienst. Vanaf 2027 vergoed je in de schoonmaak alle woon-werkkilometers, tot € 0,25 per kilometer (cao art. 36A). Iemand die 16 kilometer heen en terug reist, kost dan € 4 per dienst. Bij een dienst van 4 uur is dat € 1 per uur, bij 2 uur € 2. Een dienst van drie kwartier betaal je bovendien als een heel uur (cao art. 14 lid 5).

Stap 3. Van betaald naar gewerkt uur

Je mensen krijgen hun contracturen betaald. De opdrachtgever betaalt alleen de uren waarin er gewerkt wordt. Dat verschil is in de meeste calculaties de grootste post.

Van elke 100 betaalde uren worden er in het voorbeeld 79 gefactureerd. Een gewerkt uur kost daardoor € 31,79 in plaats van € 24,38, inclusief de reiskosten.

Feestdagen worden vaak vergeten. Is het object dicht, dan betaal je het loon gewoon door en hoeft niemand een vrije dag op te nemen (cao art. 22). Is het open, dan betaal je 150% toeslag en reken je die uren tegen het feestdagtarief (stap 8). Zonder feestdagen rekent dit voorbeeld 2,3% te laag.

Voor verzuim gebruik je je eigen cijfer als je dat hebt. Het CBS mat over 2025 7,1% bij schoonmaakbedrijven en in het eerste kwartaal van 2026 8,4% (voorlopig). Reken verzuim één keer, als uren die je kwijt bent. Dat je in de schoonmaak bij ziekte 85, 90 of 100% doorbetaalt, afhankelijk van de dienstjaren (cao art. 33), maakt de kosten iets lager. Het is geen aparte post.

Stap 4. Kosten per medewerker

Met 20 contracturen per week werkt iemand 1.040 uur per jaar, waarvan 79% productief. Voor 20.000 uur heb je dan 24 à 25 mensen nodig. Bij 25% verloop komen er elk jaar zes nieuwe bij.

Een nieuwe medewerker kost geld voordat hij iets oplevert. In het voorbeeld rekenen we € 300 voor werving, 8 uur inwerken naast een collega, en de verplichte basisvakopleiding (cao art. 42) met 24 betaalde cursusuren en € 250 aan kosten na de bijdrage van het fonds. Daarnaast kost iedere medewerker per jaar € 150 aan kleding en € 250 aan administratie en arbodienst. Die bedragen zijn geschat; vul je eigen in.

Omgerekend is dat € 0,90 per uur. Dat lijkt weinig, maar het loopt op met elke parttimer. Met 12 contracturen per week in plaats van 20 heb je twee derde meer mensen nodig en stijgt het tarief 2,2%.

Verloop kost geld aan werving en inwerken, maar levert ook iets op: nieuwe mensen beginnen in trede 1. Reken je alleen de kosten, dan reken je te zwaar.

Stap 5. Kosten van het contract

De objectleider hoort bij het object. In het voorbeeld werkt die 0,25 fte in loongroep 6, trede 4. Verder rekenen we € 10.000 voor de opstart en € 12.000 voor het einde van het contract, verdeeld over drie jaar. Samen is dat € 1,36 per uur.

Die laatste post wordt vaak overgeslagen. Verlies je het object bij de volgende aanbesteding, dan gaan in de schoonmaak de meeste mensen over naar de nieuwe opdrachtnemer, maar niet iedereen. Objectleiders, mensen die korter dan anderhalf jaar op het object werken en mensen die langer dan 26 weken ziek zijn, blijven bij jou (cao art. 44). Heb je geen ander werk voor ze, dan betaal je een transitievergoeding van een derde maandsalaris per dienstjaar. Dienstjaren bij eerdere werkgevers tellen mee als iemand eerder via een contractswisseling is overgekomen (cao art. 12).

Stap 6. De looptijd

Elk contractjaar heeft zijn eigen kostprijs. Drie dingen laten die stijgen.

De cao-lonen in de schoonmaak gaan op 1 januari 2027 met 3,1% omhoog en op 1 januari 2028 met 3%. Voor de jaren daarna is er nog geen cao en moet je zelf een aanname doen.

Het minimumloon gaat twee keer per jaar omhoog, op 1 januari en 1 juli. Per juli 2026 is het € 14,99 per uur. De laagste trede in de schoonmaak is vanaf 2027 € 16,00, en cao-partijen hebben afgesproken die afstand vast te houden. Stijgt het minimumloon flink, dan kunnen ook de schoonmaaklonen tussentijds omhoog.

En dan de treden. Wie nog niet in trede 4 zit, gaat er elk jaar één omhoog (cao art. 16). Je gemiddelde uurloon stijgt dus ook zonder cao-verhoging: in het voorbeeld van € 16,91 in 2027 naar € 17,53 in 2028 en € 18,11 in 2029.

De treden kosten in dit voorbeeld 0,6 tot 0,9% per jaar extra. Wordt je prijs geïndexeerd met de cao-loonindex, dan krijg je dat niet vergoed: die index volgt de loontabellen en niet de treden van jouw mensen. Hoe je dat verschil in je startprijs verwerkt, lees je in indexering. Met de rekentool indexering reken je het uit.

Stap 7. Brutomarge: wat je aan het contract wilt verdienen

De directe kosten zijn € 31,79 per gewerkt uur, € 0,90 voor de medewerkers en € 1,36 voor het contract: samen € 34,05. Het verschil tussen je tarief en die directe kosten is je brutomarge. Daaruit betaal je drie dingen: je algemene kosten, je risico en je winst.

• Algemene kostenWat je organisatie kost buiten de contractenKantoor, directie en staf, planning, verkoop en offertes, ICT, verzekeringen, accountant. Haal het percentage uit je jaarcijfers: algemene kosten van vorig jaar gedeeld door je directe kosten. Laat weg wat je in stap 4 en 5 al per medewerker of per contract rekent, zoals werving, salarisadministratie, arbodienst en de objectleider. Anders tel je het twee keer.
• RisicoVoor wat anders loopt dan gerekendMeer verzuim dan verwacht, een boete uit het contract, werk dat je niet vergoed krijgt, een loonstijging die de indexering niet volgt. Hoe onzekerder het contract, hoe hoger. Kun je een risico benoemen en uitrekenen, reken het dan liever als eigen post.
• WinstWat je wilt overhoudenVoor investeren, aflossen en rendement. Een keuze, geen kostenpost. Hier bepaal je hoe scherp je inschrijft.

Let op het verschil tussen opslag en marge. Een opslag reken je over je kosten, een marge over je omzet. 3% winstopslag is hier 2,9% van de omzet. Hoe je de percentages uit je eigen cijfers haalt, staat ook in prijsopbouw van een offerte.

Reken de brutomarge ook terug naar het hele contract: 20.000 uur maal € 3,14 is ongeveer € 63.000 per jaar. Past dat bij wat dit contract van je kantoor en je leiding vraagt? Zo niet, dan is het percentage te laag of het contract te klein voor je organisatie.

Materiaal hoort niet in dit uurtarief. Schoonmaakmiddelen, verbruiksartikelen, machines en het onderhoud daarvan, werk op hoogte en vervoer verschillen per object. Reken ze apart, zodat ze niet ongemerkt in een opslag verdwijnen.

Stap 8. Toeslaguren apart, bovenop het basistarief

Uren buiten de gewone tijden reken je niet in het basistarief, maar met een eigen tarief erbovenop. Dan betaalt de opdrachtgever voor de uren die hij afneemt, en klopt je prijs ook als het rooster later verandert.

Waarom is 30% toeslag op het loon geen 30% op het tarief? Zo is het opgebouwd. De toeslag is € 5,07 loon per betaald uur (30% van € 16,91). Met vakantietoeslag, eindejaarsuitkering, premies, pensioen en fondsen wordt dat € 7,56. Wie vast ’s avonds werkt, krijgt de toeslag ook bij vakantie en ziekte doorbetaald, dus per gewerkt uur is het € 9,55. Daarover dezelfde opslagen als op het basistarief, zodat je brutomarge gelijk blijft: € 10,43.

Dat is 28,1% van het basistarief, omdat ongeveer een tiende van het basistarief bestaat uit kosten die ’s avonds niet stijgen: reiskosten, kleding, werving, de objectleider en de opstart. Een uniform wordt ’s nachts niet duurder.

De aannames: de toeslag wordt ook over vakantie- en ziekte-uren doorbetaald (de cao rekent het loon bij ziekte over de verdiensten inclusief toeslagen), de opslagen voor algemene kosten, risico en winst blijven gelijk, en het pensioen loopt over het hele extra loon.

Wat het verschil maakt

Of je 3 of 5% winst rekent, scheelt minder dan het vergeten van de feestdagen. Reken je eigen situatie door met de rekentool kostprijs per manuur.

Wie verzuim en wachttijd vergeet, is bijna drie keer zijn winstopslag kwijt.

Na de gunning

1. 1Leg per object vast waarmee je hebt gerekendUren, loongroepen en treden, contracturen, dienstlengte, rooster en toeslaguren, feestdagen, verzuim, verloop, wachttijd en je brutomarge.
2. 2Zorg dat je het kunt terugzienGeef elk object een eigen kostenplaats en registreer uren per soort: gewerkt, vakantie, feestdag, ziek, overleg, opleiding, reistijd. Neem de loonkosten per object uit de salarisadministratie en niet uit een verdeelsleutel.
3. 3Controleer bij de start wie je overneemtIn de schoonmaak moet de vorige werkgever je binnen 5 werkdagen het overzicht geven van wie overgaat, met de loonstroken van 18 maanden (cao art. 44). Leg dat direct naast je calculatie. Kijk vooral naar treden, dienstjaren, toeslagen, langdurig zieken en afspraken die afwijken van de cao. Bij objecten vanaf € 500.000 per jaar kun je geanonimiseerde gegevens al tijdens de aanbesteding opvragen (cao art. 45).
4. 4Kijk elke maand naar vijf getallenHet gemiddelde uurloon met toeslagen, het deel van de betaalde uren dat gewerkt is, het verzuim, de gemiddelde lengte van een dienst en de kosten per gefactureerd uur.
5. 5Weet waar een afwijking vandaan komtEen hoger uurloon zit meestal in de inschaling of het rooster. Minder productieve uren komen door verzuim, wachttijd of de planning. Korte diensten zijn een planningsvraag, of iets om met de opdrachtgever te bespreken.
6. 6Regel vooraf wat in het contract kanEen indexering die bij je kosten past, tarieven voor toeslaguren en voor meer- en minderwerk, en vastgelegde openingstijden en feestdagen. Klopt iets niet, stel er dan een vraag over in de nota van inlichtingen. Het antwoord geldt voor alle inschrijvers.

Een vastgelegde calculatie helpt ook als de opdrachtgever je prijs laag vindt. Die mag je dan vragen hem te onderbouwen (artikel 2.116 Aanbestedingswet 2012). Zie abnormaal lage inschrijving.

Andere sectoren

De stappen zijn in elke sector hetzelfde. De cao, de toeslagen, het pensioenfonds en het verzuimcijfer verschillen. In de beveiliging heb je per medewerker te maken met de wettelijk verplichte screening en het verplichte diploma. In groen- en terreinonderhoud spelen het seizoen en onwerkbaar weer mee. Reken met de cao en de CBS-cijfers van je eigen sector. De rekentool kostprijs per manuur vraagt per stap wat je moet invullen.