Het tenderproces organiseren: rollen, planning en een vaste werkwijze voor het mkb

Wat is tendermanagement?

Tendermanagement, of bidmanagement, is het organiseren van een inschrijving: wie wat doet, wanneer het klaar moet zijn en met welk materiaal. Het gaat niet over de inhoud van je aanbod, maar over het proces dat bepaalt of die inhoud op tijd, volledig en op zijn best bij de opdrachtgever komt.

Voor een mkb-bedrijf is dat geen luxe. Een inschrijving wordt vaak gedaan door mensen die ook een bedrijf leiden of projecten draaien. Zonder vaste werkwijze gaat de meeste tijd naar zoeken en afstemmen: waar staat die referentie, wie schrijft wat, wanneer moesten de vragen binnen zijn? Die tijd gaat af van het schrijven.

Een vaste werkwijze maakt geen tekst beter. Wel geeft hij je de tijd om dat zelf te doen.

De acht fases van het tenderproces

Bij een Europese aanbesteding en bij een private tender doorloop je dezelfde fases. Alleen de spelregels verschillen.

1. 1SignalerenZie de opdracht op tijd. Op TenderNed kun je een interesseprofiel aanmaken, en vooraankondigingen en inkoopkalenders geven je soms al eerder een signaal. Bij een private tender komt het meestal via je netwerk of een klant.
2. 2Bid/no-bidBesluit of je meedoet, op feiten en niet op gevoel. Hoe je dat inricht, lees je in bid of no-bid. Bij een Europese aanbesteding besluit je eerst voorlopig, en definitief na de nota van inlichtingen.
3. 3AnalyseZet eisen, gunningscriteria, vormeisen en termijnen op een rij. Markeer wat onduidelijk is en wat je niet haalt.
4. 4VragenrondeStel je vragen vóór de deadline die in de stukken staat. Bij een Europese aanbesteding komen alle vragen en antwoorden in de nota van inlichtingen, zichtbaar voor alle inschrijvers.
5. 5SchrijvenPer gunningscriterium één eigenaar, met de vraag en het beoordelingskader ernaast. De calculator werkt tegelijk aan de prijs.
6. 6ReviewenTwee vaste momenten, door iemand die de tekst niet zelf schreef.
7. 7IndienenAlles getekend door de juiste persoon en geüpload op je interne deadline. Zorg voor meer dan één account op TenderNed, zodat een collega kan indienen als jij uitvalt. Wat je in de laatste dagen controleert, staat in de laatste week voor het indienen.
8. 8EvaluerenNa de gunningsbeslissing, bij verlies en bij winst. Wat heb je geleerd, en wat neem je mee naar de volgende tender?

Bij een private tender gelden geen wettelijke termijnen, en is er vaak geen formele vragenronde. Vraag daarom aan het begin hoe en tot wanneer je vragen kunt stellen, en of er na de offerte een presentatie volgt. Zet die momenten meteen in je planning.

Welke rollen heb je nodig in een tenderteam?

Een rol is iets anders dan een functie. Je hebt geen zes mensen nodig, wel zes verantwoordelijkheden die elk bij iemand liggen.

• BeslisserDe eigenaarNeemt het bid/no-bid-besluit, bewaakt waarom je deze opdracht wilt winnen en stelt de prijs vast. In het mkb meestal de directeur of de DGA.
• CoördinatieDe bidmanager of tendercoördinatorMaakt de planning, verdeelt het werk en bewaakt de deadlines. Schrijft niet alles zelf, maar weet altijd wat de stand is.
• InhoudSchrijvers en vakinhoudelijkenDe mensen die het werk kennen, zoals een projectleider of specialist. Zij leveren de inhoud per gunningscriterium, ook als een ander de tekst afmaakt.
• PrijsDe calculatorRekent de prijs door, vult het prijsformulier in en controleert of de prijs past bij wat de tekst belooft.
• ToetsDe reviewerLeest als een beoordelaar: wordt elke vraag beantwoord, per subonderdeel, en overtuigt het? Reviewt nooit zijn eigen tekst.
• HandtekeningDe ondertekenaarTekent de formulieren en de inschrijving, en moet tekenbevoegd zijn zoals ingeschreven bij de KvK. Zorg dat die persoon er is als er getekend moet worden.

Heb je een bidmanager nodig als je met weinig mensen bent?

Niet als functie, wel als rol. Iemand moet het overzicht hebben en de planning bewaken, ook als dat de directeur zelf is. Met weinig mensen combineer je rollen. Dat werkt, als je weet welke combinaties riskant zijn.

• Een of twee mensenDe directeur doet bijna allesBeslisser, coördinator, schrijver en calculator in één. Haal voor de review iemand anders erbij, uit de uitvoering of uit je netwerk. Een tweede lezer ziet wat jij niet meer ziet.
• Drie tot vijf mensenEén coördinatorLeg de coördinatie bij één persoon, bijvoorbeeld een salesmanager of commercieel medewerker. De directeur beslist en reviewt, de vakinhoudelijken schrijven hun eigen criteria.

Vermijd altijd de schrijver die zijn eigen tekst reviewt. En coördineert de beslisser zelf, laat dan bij het bid/no-bid-besluit iemand uit de uitvoering meekijken. Wie de inschrijving trekt, wil vaak te graag dat hij doorgaat.

Als iedereen verantwoordelijk is voor de planning, is niemand het.

Hoe maak je een tenderplanning?

Je maakt een tenderplanning door terug te rekenen vanaf de sluiting. Zet eerst de momenten die vastliggen, en daarna de momenten die je zelf kiest.

Wat vastligt, staat in de leidraad: de deadline voor vragen, de verwachte datum van de nota van inlichtingen en de sluiting. Bij een Europese openbare procedure is de inschrijftermijn volgens de Aanbestedingswet 2012 minimaal 45 dagen na verzending van de aankondiging. Staat de opdrachtgever elektronisch inschrijven toe, zoals via TenderNed, dan mag dat 40 dagen zijn (artikelen 2.71 en 2.74b). Vragen die je op tijd stelt, moet de opdrachtgever uiterlijk tien dagen voor de sluiting beantwoorden (artikel 2.54). Lukt dat niet, of verandert ze de stukken aanzienlijk, dan moet ze de termijn verlengen (artikel 2.73).

Wat je zelf kiest: je voorlopige besluit, een interne deadline voor vragen, twee reviews en een interne deadline drie tot vier dagen voor de sluiting. Zet bij elk moment een naam.

Vind je de termijn te krap voor de omvang van de opdracht, vraag dan in de vragenronde om verlenging. De opdrachtgever moet bij het vaststellen van de termijn rekening houden met de complexiteit van de opdracht en de tijd die je nodig hebt om in te schrijven.

Let bij het terugrekenen ook op de termijn voor bezwaren tegen de stukken. Die staat vaak in de leidraad en eindigt meestal vóór de inschrijving. Wie hem laat verlopen, kan een bezwaar dat hij al kende na de gunningsbeslissing meestal niet meer aan de rechter voorleggen.

Vind je na het uploaden nog een fout, dan kun je die tot de sluiting meestal nog herstellen. Hoe dat bij deze aanbesteding gaat, staat in de leidraad. Ook daarom upload je op je interne deadline.

Wat hoort er in een tenderkennisbank?

Bij elke tender zoek je dezelfde dingen op. Een kennisbank zorgt dat je ze één keer goed vastlegt en daarna alleen bijhoudt. Bewaar er feiten in, geen kant-en-klare teksten.

• ProfielWie je bent en wat je doetDiensten, werkgebied, organisatie en wat je onderscheidt, met cijfers die je kunt onderbouwen.
• ReferentiesPer opdracht de feitenOpdrachtgever, periode, omvang, wat je deed, het resultaat en een contactpersoon. Meer in referenties.
• MensenCv’s die actueel zijnPer sleutelpersoon opleiding, certificaten en projecten. Werk een cv bij als een project klaar is, niet pas als de tender er ligt.
• BewijsCertificaten en verklaringen met vervaldatumCertificaten, polissen, een Gedragsverklaring Aanbesteden, een KvK-uittreksel. Sommige zijn maar beperkt geldig. Zet bij elk stuk de vervaldatum, en controleer of het op de sluitingsdatum nog geldig is.
• LessenWat je per tender leerdeScores, de motivering van de opdrachtgever en wat je de volgende keer anders doet.

Bij een Europese aanbesteding vul je een UEA in: een eigen verklaring dat je niet onder een uitsluitingsgrond valt, aan de geschiktheidseisen voldoet en de bewijsstukken op verzoek onverwijld kunt leveren. Vóór de gunning vraagt de opdrachtgever die stukken in elk geval op bij de inschrijver aan wie ze wil gunnen. Een UEA uit een eerdere procedure mag je hergebruiken, als je bevestigt dat de gegevens nog kloppen.

Waarom geen standaardteksten? Omdat een tekst die bij elke opdrachtgever past, bij geen enkele het verschil maakt. Begin bij elke tender bij de vraag, en haal de feiten uit je kennisbank. Meer daarover in waarom Atvalio geen standaardteksten maakt.

Bewaar de feiten, niet de zinnen.

Hoe evalueer je een tender?

Plan direct na de gunningsbeslissing een korte evaluatie met iedereen die meewerkte, bij verlies én bij winst. Bespreek de uitkomst en het proces.

Voor de uitkomst heb je informatie van de opdrachtgever nodig. Bij een Europese aanbesteding volgt na de gunningsbeslissing een opschortende termijn van minimaal 20 kalenderdagen, waarin je om uitleg kunt vragen. Heb je een ontvankelijke inschrijving gedaan, dan kun je ook schriftelijk vragen naar de kenmerken en relatieve voordelen van de gekozen inschrijving. De opdrachtgever antwoordt dan uiterlijk 15 dagen na je verzoek. Hoe je de motivering analyseert, lees je in na de gunningsbeslissing. Bij een private tender vraag je de klant zelf wat de doorslag gaf.

1. 1Waar bleven de punten liggen?Per criterium je score naast die van de winnaar, met de motivering.
2. 2Klopte het besluit?Wat had je bij het besluit willen weten dat je toen niet wist?
3. 3Liep de planning?Welk moment schoof op, en waarom? Was er genoeg tijd voor de twee reviews?
4. 4Wat gaat naar de kennisbank?Een referentie die beter kan, een cv dat ontbrak, een les over deze opdrachtgever. Leg het vast voordat iedereen weer aan het gewone werk is.