Offerte schrijven: zo maak je een zakelijke offerte die wint

Wat is een offerte?

Een offerte is een voorstel aan een mogelijke klant: wat je levert, voor welke prijs en onder welke voorwaarden. Het is nog geen opdracht. Die ontstaat pas als de klant akkoord gaat.

De vorm bepaal je zelf. Soms is een korte prijsopgave genoeg, soms verwacht de klant een uitgewerkt voorstel. KVK raadt aan om eerst te vragen wat de klant wil, en na te gaan of je kans maakt voordat je begint. Vraagt een bedrijf meerdere leveranciers om een offerte, een private tender, dan is jouw offerte het stuk dat de klant naast dat van de anderen legt.

Hoe schrijf je een offerte? De opbouw in acht delen

Een goede zakelijke offerte volgt de vragen die de klant zich stelt, in de volgorde waarin hij ze stelt. Begrijpen ze ons? Wat gaan ze doen? Wie doet het, wanneer, en wat kost het? En wat moet ik nu doen?

1. 1Samenvatting voor de beslisserEén pagina voor wie niet alles leest: de vraag van de klant in zijn eigen woorden, je voorstel in een paar zinnen, wat het oplevert, de prijs en de volgende stap. Wie alleen deze pagina leest, moet kunnen beslissen.
2. 2Begrip van de vraagLaat zien dat je de situatie snapt: het doel, wat er nu niet goed gaat, wat de klant al heeft geprobeerd en wat er gebeurt als er niets verandert. Haal dit uit je gesprekken met de klant, niet uit je eigen brochure.
3. 3Oplossing en aanpakWat je doet, in welke stappen, en waarom juist zo. Koppel elk onderdeel aan een punt uit de vraag. Wat niet bij de vraag hoort, laat je weg.
4. 4PlanningStartdatum, mijlpalen en opleverdatum. Noem ook wat je van de klant nodig hebt en wanneer, zoals toegang, gegevens of een besluit.
5. 5TeamWie het werk doet, met naam en rol, en waarom die persoon bij deze opdracht past. Een klant koopt ook de mensen met wie hij gaat werken.
6. 6Prijs en prijsopbouwEen totaalprijs met de opbouw eronder: onderdelen, uren of tarieven, eenmalige en terugkerende kosten, en wat niet is inbegrepen, zoals reiskosten of meerwerk. Vermeld of de bedragen exclusief of inclusief btw zijn.
7. 7Voorwaarden en geldigheidDe betalingstermijn, een eventuele aanbetaling, hoe lang de offerte geldt, en een verwijzing naar je algemene voorwaarden, die je meestuurt.
8. 8Volgende stapHoe de klant akkoord geeft en wat er daarna gebeurt. Een datum voor een vervolggesprek werkt beter dan “we horen graag van je”.

Maak de delen zo kort als de opdracht toelaat. Bij een kleine opdracht is een alinea per onderdeel vaak genoeg; een groot traject vraagt meer uitwerking. Hoe je de vorm afstemt op wat de klant verwacht, lees je in de opmaak van je offerte.

Wat maakt een offerte overtuigend?

Twee offertes voor dezelfde dienst, met bijna dezelfde prijs. De klant kiest er één, en vaak is dat de offerte die de minste twijfel laat. Vier dingen maken dat verschil.

• Klant centraalBegin bij zijn vraag, niet bij jezelfEen offerte die opent met de geschiedenis van je bedrijf, laat de klant zoeken naar wat het voor hem betekent. Open met zijn situatie en zijn doel. Over jezelf vertel je alleen wat bewijst dat je dat doel haalt.
• SpecifiekConcreet in plaats van standaardNoem de afdelingen, systemen, locaties en aantallen van deze klant. Een zin die je ongewijzigd in elke offerte kunt zetten, zegt deze klant niets. Waarom dat zo zwaar weegt, lees je in geen standaardteksten.
• BewijsElke belofte onderbouwdEen referentie bij een vergelijkbare klant, een resultaat met een cijfer uit je eigen werk, een contactpersoon die de klant mag bellen. Een belofte zonder bewijs blijft een bewering.
• KeuzesOpties in plaats van één bodDeel de opdracht op in onderdelen met een eigen prijs, of bied een basis- en een uitgebreide variant. Ook KVK raadt dat aan: de klant kan dan kiezen voor een deel van het werk. Zo vergelijkt hij jouw opties, niet alleen jouw eindbedrag met dat van een ander.

Een fictief voorbeeld van het verschil. Standaard: “Wij zijn een betrouwbare partner met ruime ervaring in facilitaire dienstverlening.” Specifiek: “Jullie twee vestigingen werken nu met elk een eigen schoonmaakrooster en twee aanspreekpunten. Wij brengen dat binnen zes weken na de start terug naar één rooster en één aanspreekpunt.”

Schrijf ook voor iedereen die meeleest. Inkoop kijkt naar prijs en voorwaarden, de gebruikers naar de aanpak, de directie naar het resultaat. Wie dat bij jouw klant zijn en hoe je ze bereikt, lees je in de DMU.

Een zin die in elke offerte past, past bij geen enkele klant.

Wat moet er verplicht op een offerte staan?

Wettelijk verplicht zijn je handelsnaam en je KVK-nummer. Die horen op al je bedrijfscorrespondentie, en offertes vallen daaronder. Wijkt de handelsnaam van je bv of nv af van de statutaire naam, dan vermeld je ook de statutaire naam, en een bv of nv vermeldt daarnaast de statutaire zetel.

Je btw-identificatienummer (btw-id) moet op je facturen staan, en op je website als je online verkoopt of diensten aanbiedt. Voor de offerte noemt Ondernemersplein die plicht niet. De meeste andere gegevens zijn dus geen wet, maar wel gebruikelijk, en een klant mist ze als ze er niet staan.

Werk je ook voor particulieren, let dan op: wie aan consumenten levert, moet prijzen inclusief btw vermelden. Bij een zakelijke klant zeg je er altijd bij of een bedrag exclusief of inclusief btw is.

Is een offerte bindend en hoe lang is hij geldig?

Een offerte is bindend zodra de klant hem aanvaardt, met een handtekening, een e-mail of een andere duidelijke bevestiging. Vanaf dat moment heb je een overeenkomst en gelden de afspraken uit de offerte. Noem je een geldigheidsduur, dan kun je de offerte tot die datum niet intrekken (artikel 6:219 Burgerlijk Wetboek). Noem je geen termijn, dan vervalt een schriftelijke offerte als de klant hem niet binnen een redelijke tijd aanvaardt (artikel 6:221 Burgerlijk Wetboek). Hoe lang dat is, staat nergens in dagen. Zet er daarom zelf een einddatum in.

Kies een duur die past bij hoe lang de klant nodig heeft om te beslissen, en bij hoe lang jij je prijs kunt vasthouden. Wat een vrijblijvende offerte betekent, wat er gebeurt als de klant akkoord gaat met wijzigingen, en welke algemene voorwaarden gelden, lees je in is een offerte bindend. Verwacht je dat de klant gaat onderhandelen, lees dan ook prijs en onderhandelen voordat je je prijs vastzet.

Een offerte met een geldigheidsduur is een belofte. Reken hem door voordat je hem verstuurt.

Veelgemaakte fouten bij het schrijven van een offerte

• Over jezelf beginnenTwee pagina’s bedrijfsprofiel voordat de klant iets over zijn eigen vraag leest.
• Een vorige offerte hergebruikenMet de naam van een andere klant erin, of met een aanpak die bij die andere klant hoorde.
• Een kale totaalprijsZonder opbouw ziet de klant niet waar hij voor betaalt, en vergelijkt hij alleen het eindbedrag.
• Te snel korting gevenHet drukt je marge en kan twijfel oproepen over je kwaliteit. KVK raadt aan om liever iets extra’s te bieden, zoals een langere garantie.
• Niet zeggen wat niet is inbegrepenMeerwerk, reiskosten, het aantal correctierondes. Wat je niet noemt, wordt achteraf een discussie.
• Geen volgende stapDe offerte eindigt met “we horen graag van je”, en daarna gebeurt er niets. Spreek een moment af en volg zelf op.

Checklist voor je de offerte verstuurt

1. 1Klopt de klant?De juiste naam, de juiste contactpersoon en de juiste vraag, op elke pagina.
2. 2Kan de beslisser beslissen?Kan iemand die alleen de samenvatting leest, een besluit nemen?
3. 3Is elke belofte onderbouwd?Met een referentie, een cijfer of een voorbeeld uit je eigen werk.
4. 4Is de prijs volledig?De opbouw, exclusief of inclusief btw, wat niet is inbegrepen, en de betalingstermijn.
5. 5Staan de vaste gegevens erop?Handelsnaam, KVK-nummer, datum, offertenummer en geldigheidsduur, en bij een bv of nv waar nodig de statutaire naam en zetel.
6. 6Zijn de voorwaarden mee?Je algemene voorwaarden als bijlage, met een verwijzing ernaar in de offerte en in je begeleidende bericht.
7. 7Verstuur je een pdf?Ondernemersplein raadt een pdf aan: de opmaak blijft staan en niemand kan ongemerkt iets wijzigen.
8. 8Staat de volgende stap erin?Hoe de klant akkoord geeft, en wanneer jij contact opneemt.