Prijsopbouw offerte: kostprijs, opslagen en uurtarief berekenen

Wat is de prijsopbouw van een offerte?

De prijsopbouw is de rekensom achter je offerteprijs: eerst de kostprijs, daarna de opslagen. De kostprijs is wat de opdracht je kost, de opslagen dekken je algemene kosten, je risico en je winst. KVK en Ondernemersplein beschrijven dezelfde volgorde: tel alle kosten op en zet je winstmarge erbovenop. Moet je btw rekenen, dan komt die daar nog bij.

Wie zijn kostprijs kent, weet hoeveel ruimte er is als de klant gaat onderhandelen, en kan een scherpe prijs onderbouwen als iemand daarom vraagt.

Hoe bereken je de kostprijs van een dienst?

Je berekent de kostprijs door alle kosten op te tellen die de opdracht veroorzaakt of moet dragen. Ondernemersplein onderscheidt directe kosten, die je aan één product of dienst kunt koppelen, en indirecte kosten, die dat niet zijn. Voor dienstverlening zijn dat meestal drie groepen.

• DirectDirecte loonkostenDe uren van de mensen die het werk doen, tegen wat een uur je werkelijk kost: brutoloon, vakantiegeld, werkgeverslasten zoals pensioen- en sociale premies, en toeslagen uit de cao. Vakantiegeld is in de regel minimaal 8% van het brutojaarloon.
• DirectMaterieel en middelenWat je voor deze opdracht inzet: voertuigen, gereedschap, machines, licenties, werkkleding. Wat je al bezit, reken je toe via afschrijving en gebruik, niet als nul.
• IndirectAlgemene kostenKosten die het hele bedrijf draagt: kantoor, leiding, administratie, verkoop, verzekeringen, ICT. Ook de uren die je in offertes steekt horen hier. Je verdeelt ze met een opslag over je opdrachten.

De grootste fout zit meestal in de directe loonkosten. Het brutoloon is niet wat een uur kost. Daar komen vakantiegeld en werkgeverslasten bij, en je moet het geheel delen door de uren die iemand echt aan opdrachten werkt, niet door alle betaalde uren.

Hoe bereken je een uurtarief?

Een uurtarief bereken je door alle kosten per jaar, plus je opslagen, te delen door het aantal uren dat je kunt factureren. Dat aantal is lager dan je denkt. KVK rekent voor een zelfstandige met een werkweek van vijf dagen en dertig vrije dagen op 230 werkdagen, ofwel 1.840 uur per jaar, en noemt 50 tot 60% daarvan declarabel een goede uitkomst voor een startende ondernemer. De rest gaat op aan acquisitie, administratie en offertes.

Voor een bedrijf met personeel werkt het net zo. Trek van de contracturen verlof, feestdagen, ziekte, opleiding en interne tijd af. Wat overblijft zijn de productieve uren. Daardoor deel je de loonkosten, en dat is je kostprijs per uur, nog zonder opslagen.

Een uur kost niet het brutoloon, maar alles wat je betaalt gedeeld door de uren die je kunt factureren.

Welke opslagen reken je bovenop de kostprijs?

Bovenop de directe kosten reken je drie opslagen: algemene kosten, risico en winst. Er bestaat geen standaardpercentage. De opslag algemene kosten reken je uit je eigen cijfers: je algemene kosten van vorig jaar gedeeld door je directe kosten in dat jaar. De risico-opslag hangt af van de opdracht: hoe zeker zijn het volume, de planning en de uitvoering? De winst kies je zelf.

Een fictief voorbeeld. Een dienstverlener rekent aan een opdracht van 2.000 uur per jaar.

Twee dingen vallen op. Ten eerste maakt het uit waarover je een opslag rekent. 12% over de directe kosten is iets anders dan 12% over de loonkosten alleen. Leg vast hoe je rekent en doe het bij elke offerte hetzelfde.

Ten tweede is een opslag geen marge. 5% winstopslag op € 103.320 is € 5.166, maar dat is 4,8% van de verkoopprijs. Praat je met de klant of intern over marge, zeg dan welke van de twee je bedoelt.

Vaste prijs, uurtarief of nacalculatie: wat kies je?

De prijsvorm bepaalt wie het risico draagt. Ondernemersplein noemt voor dienstverleners drie vormen: een vaste prijs, een richtprijs, of een prijs op basis van de gewerkte uren en materialen. Voor elk gelden eigen regels als je de prijs later wilt verhogen.

Bij een meerjarige opdracht komt daar de vraag bij of je prijs meegroeit. Volgens Ondernemersplein mag je een prijs in een bestaande afspraak alleen aanpassen als dat in je algemene voorwaarden staat, met hoe en wanneer. Regel het dus in de offerte, niet achteraf.

Opties en staffels

KVK raadt aan de opdracht op te delen in onderdelen met elk een eigen prijs, zodat de klant ook een deel kan afnemen. Dat werkt in twee richtingen. De klant krijgt keuze, en een basisvariant met losse opties maakt duidelijk wat er niet in de basis zit.

Een staffel geeft een lagere eenheidsprijs bij een groter volume, bijvoorbeeld een lager uurtarief boven een bepaald aantal uren per jaar. Reken elke staffel door met je eigen kostprijs. Een staffel die alleen klopt als het hoogste volume wordt gehaald, is een risico dat je zelf draagt.

Bij een Europese aanbesteding is de ruimte kleiner. Je vult het prijsformulier van de opdrachtgever in, precies zoals het is opgesteld. Eigen opties of voorbehouden horen daar niet in, tenzij de stukken erom vragen. Twijfel je over hoe je iets moet invullen, stel dan een vraag in de nota van inlichtingen.

Hoe presenteer je de prijs in een offerte?

Presenteer de prijs pas nadat de klant heeft gelezen wat hij ervoor krijgt. KVK zegt het zo: leg duidelijk uit wat je voor de prijs levert, zodat de opdrachtgever een goede afweging kan maken. Hoe de prijs past in de rest van je offerte, lees je in offerte schrijven.

• Waarde eerstEerst het resultaat, dan het bedragKoppel de prijs aan wat de klant ermee bereikt: minder storingen, één aanspreekpunt, een termijn die hij haalt. Een bedrag zonder context wordt alleen vergeleken met andere bedragen.
• TransparantUitsplitsen waar het helptSplits uit naar onderdelen, eenmalige en terugkerende kosten, en wat niet is inbegrepen, zoals reiskosten. Dat helpt de klant kiezen en voorkomt discussie achteraf.
• Niet te veelGeen opslagen op tafel als niemand erom vraagtJe opslag voor algemene kosten, je risico en je winst zijn je eigen zaak. Laat je ze zien, dan gaat het gesprek over je percentages in plaats van over de waarde.
• KortingLiever iets extra’s dan een lagere prijsKVK raadt aan je prijs niet te snel te verlagen: je houdt minder over en de klant kan gaan twijfelen aan je kwaliteit. Een langere garantie of een extra dienst houdt je prijs geloofwaardig.

Vraagt de klant wel om een opbouw, of vraagt een opdrachtgever bij een aanbesteding om een toelichting omdat je prijs abnormaal laag lijkt (artikel 2.116 Aanbestedingswet 2012), dan wil je die meteen kunnen geven. Hoe dat werkt, lees je in abnormaal lage inschrijving. Hoe je ruimte houdt voor een tweede ronde, lees je in prijs en onderhandelen.

Laat zien wat de klant krijgt voordat je zegt wat het kost. Een bedrag zonder waarde wordt alleen vergeleken met een lager bedrag.

Hoe neem je indexering en cao-stijgingen mee?

Je neemt ze mee door te rekenen met de loonkosten die gelden tijdens de opdracht, niet met die van vandaag. De cao-lonen lagen volgens het CBS in het derde kwartaal van 2026 4,0% hoger dan een jaar eerder (voorlopig cijfer). De contractuele loonkosten, dat zijn de cao-lonen plus werkgeverspremies, stegen in het eerste kwartaal van 2026 met 4,4%. Bij een loonintensieve dienst schuift zo’n stijging je kostprijs per uur bijna één op één mee.

1. 1Weet welke cao geldtJe volgt een cao als je hem zelf hebt afgesloten, als je lid bent van de werkgeversorganisatie die hem afsloot, of als hij algemeen verbindend is verklaard voor je branche. Kijk in die cao wanneer de volgende loonsverhoging ingaat.
2. 2Reken met het prijspeil van de uitvoeringStart de opdracht na een bekende cao-verhoging, neem die dan op in je kostprijs per uur. Een geldigheidsduur van je offerte die over zo’n datum heen loopt, is een risico. Zie is een offerte bindend.
3. 3Regel hoe de prijs meegroeitBij een meerjarige opdracht leg je vast met welke index en op welk moment je prijs stijgt. Hoe je het gat tussen index en kosten doorrekent, lees je in indexering. Welke CBS-reeks bij je kosten past, lees je in CBS-indexen.

Hoe vermeld je de btw in een offerte?

Zet bij elk bedrag of het exclusief of inclusief btw is, en welk tarief geldt. Volgens de Belastingdienst is het algemene tarief 21%. Een aantal diensten valt onder 9%, sommige grensoverschrijdende diensten onder 0%, en in een aantal branches zijn activiteiten vrijgesteld. Welk tarief voor jouw dienst geldt, controleer je bij de Belastingdienst.

Bij zakelijke klanten is een prijs exclusief btw gebruikelijk, met het btw-bedrag en het totaal eronder, zoals in het voorbeeld hierboven.