Beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV): waarom 70/30 niet betekent wat je denkt

De gangbare modellen

Hoe een opdrachtgever prijs en kwaliteit tegen elkaar afweegt, staat in de leidraad. Je komt vooral deze drie vormen tegen.

• Meest gebruiktPuntenmodelPrijs en elke kwaliteitsvraag krijgen een maximum aantal punten. De inschrijving met de meeste punten in totaal wint. Hier zie je de bekende verdelingen als 50/50 of 70/30.
• In euro’sGunnen op waardeJe kwaliteit wordt omgerekend naar een bedrag dat van je prijs wordt afgetrokken. De laagste prijs na aftrek wint. Zo zie je direct wat een betere beoordeling in geld waard is.
• Vaste prijsBudgetmodelDe prijs ligt vast of er geldt een plafond. Er is alleen nog concurrentie op kwaliteit.

Bij het puntenmodel is ook de prijsformule belangrijk. Bij een relatieve formule hangt je prijsscore af van de laagste prijs van alle inschrijvers. Bij een absolute formule rekent de opdrachtgever vanaf vaste bedragen in de stukken, los van wat anderen bieden. PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden van de overheid, raadt opdrachtgevers die absolute vorm aan.

Waarom de procenten weinig zeggen

Niet de verdeling beslist, maar hoeveel punten je verliest per stap.

Een verdeling van 70/30 vertelt alleen hoeveel punten er maximaal te halen zijn. Hij zegt niets over hoe groot de verschillen tussen inschrijvers in de praktijk worden. Daarvoor moet je naar twee dingen kijken.

1. 1Hoe snel verlies je punten op prijs?Kost 10% duurder je twee punten of twintig? Dat hangt volledig af van de prijsformule.
2. 2Hoe groot is één stap op kwaliteit?Een commissie scoort meestal op een schaal, zoals onvoldoende, voldoende, goed en uitstekend. De punten tussen twee stappen bepalen wat een betere beoordeling waard is.

Voorbeeld 1: 30% duurder en toch winnen

Een fictieve aanbesteding met 70% kwaliteit en 30% prijs. Kwaliteit bestaat uit twee vragen van elk 35 punten, gescoord in stappen van een kwart (0, 25, 50, 75 of 100%). Voor prijs geldt een relatieve formule: de laagste prijs krijgt 30 punten, de rest naar verhouding minder.

Scoren A en B verder gelijk, maar haalt B op één van de twee vragen één stap hoger, bijvoorbeeld goed in plaats van voldoende? Dan wint B. Ondanks een prijs die 30% hoger ligt. In dit model overbrugt één betere beoordeling een prijsverschil tot ruim 40%.

Bij 50/50, met dezelfde opbouw, is het minder extreem, maar nog steeds groot. Dan overbrugt één stap op één vraag een prijsverschil van ongeveer 14%.

Voorbeeld 2: 70% kwaliteit en toch beslist de prijs

Het kan ook precies andersom uitpakken. Dezelfde verdeling van 70/30, maar nu met een steile prijsformule.

Op papier weegt kwaliteit hier zwaar. In de praktijk beslist de prijs zodra de kwaliteitsscores dicht bij elkaar liggen. En dat gebeurt vaak: als een commissie de meeste inschrijvingen goed vindt, worden de verschillen op kwaliteit klein. PIANOo waarschuwt opdrachtgevers daar zelf voor: kwaliteit weegt dan in feite veel minder zwaar dan het gewicht doet vermoeden.

Wat doe je ermee?

1. 1Reken de wisselkoers uitHoeveel punten kost één procent duurder? Hoeveel punten levert één stap hoger op elke kwaliteitsvraag? Dan weet je wat een betere beoordeling in prijs waard is. Reken het uit met de rekenhulp.
2. 2Kies waar je je tijd steektLevert scherper prijzen meer op dan beter schrijven, of juist andersom? Bij veel aanbestedingen is één vraag beter beantwoorden de goedkoopste manier om te winnen.
3. 3Zoek de vraag met de meeste punten per stapNiet elke vraag is evenveel waard. Geef de meeste aandacht aan de vraag waar één stap hoger het meeste oplevert.
4. 4Vraag na wat onduidelijk isIs de formule of de schaal niet helder, of pakt hij vreemd uit? Stel er een vraag over in de nota van inlichtingen.

Wie de rekensom achter de procenten kent, weet waar hij moet winnen.