Tenders in facilitaire dienstverlening

Wat opdrachtgevers vragen

• Eén regie over meerdere dienstenBij een integraal contract wil de opdrachtgever weten wie regisseert, hoe je onderaannemers aanstuurt en hoe je over het geheel rapporteert. Lever je een deel niet zelf, dan heb je in een aanbesteding vaak een beroep op derden nodig, met de verklaringen die daarbij horen.
• Prestaties en rapportageKwaliteit wordt meestal vastgelegd in prestatie-indicatoren met een vaste rapportagecyclus. Beschrijf hoe je meet, wanneer je bijstuurt en wat de opdrachtgever daarvan terugziet. Een indicator die je niet kunt meten, is een belofte die je niet kunt bewijzen.
• CateringIn de catering geldt voor het personeel de cao voor de contractcateringbranche. Gemeenten die met het programma JOGG werken aan een gezonder voedingsaanbod in hun eigen gemeentehuis, nemen bij contractcatering het Overheidsniveau Gezonde Catering op als aanbestedingseis.
• Social return en duurzaamheidBeide komen in facilitaire tenders vaak terug, als eis of als gunningscriterium. Lees over social return en over duurzaamheid als gunningscriterium.
• Een soepele overstapBij een wissel van leverancier wil de opdrachtgever weten hoe de eerste weken verlopen: wie er start, wat er overgaat en wanneer alles draait. Een concrete implementatieplanning neemt die zorg weg.

Bij een private tender

Een bedrijf dat zijn facilitaire diensten bundelt, zoekt meestal minder leveranciers en minder gedoe. Je contactpersoon is de facilitair manager; de gebruikers zijn de medewerkers in het gebouw, en vaak beoordeelt ook een assistent of secretariaat mee. Laat zien wat er voor hen verandert, niet alleen wat je levert.

Lees hoe Atvalio helpt bij private tenders

Hoe Atvalio helpt

Atvalio leest de stukken, kent je bedrijf en schrijft mee. Jij beslist en dient in. Zo ziet dat er in deze sector uit:

1. 1BegrijpenPer dienst de eisen, de prestatie-indicatoren en de vormeisen op een rij, en wat er tussen de diensten samenhangt.
2. 2BesluitenEen advies dat laat zien welke onderdelen je zelf levert en waarvoor je een partner of onderaannemer nodig hebt.
3. 3VragenEen vraag voor de nota van inlichtingen als indicatoren, volumes of de verdeling tussen diensten niet duidelijk zijn.
4. 4SchrijvenEén samenhangend verhaal vanuit je profiel, ook als vijf collega’s aan de onderdelen werken.
5. 5ControlerenEen gesimuleerde commissie leest het geheel en let op samenhang; Atvalio controleert of elk onderdeel is beantwoord.

Wat er vaak misgaat

• Fictief voorbeeldVijf diensten, vijf verhalenEen facilitair bedrijf laat vijf collega’s elk een dienst beschrijven. De commissie leest vijf schrijfstijlen, twee verschillende contactpersonen en een rapportage die per onderdeel anders werkt. De regie, waar de opdracht om draait, is nergens te zien. Atvalio schrijft vanuit één profiel en laat de gesimuleerde commissie juist op samenhang meelezen.

Verder lezen

• Een plan van aanpak dat punten scoort
• Het UEA invullen: wat erin moet en waar je op let
• Social return: wat er gevraagd wordt en hoe je het waarmaakt
• Raamovereenkomsten: inschrijven als het volume niet vaststaat
• Rekenhulp kosten van een inschrijving