Raamovereenkomsten: inschrijven als het volume niet vaststaat

Wat een raamovereenkomst is

• LooptijdMeestal maximaal 4 jaarLanger kan alleen met een goede reden. In de speciale sectoren is het maximum 8 jaar.
• PartijenEén of meerMet één leverancier gaan de opdrachten meestal direct naar jou. Met meer leveranciers worden ze soms opnieuw vergeleken, volgens regels die vooraf vastliggen.
• AfnameGeen garantieEen raamovereenkomst verplicht de opdrachtgever niet automatisch tot afname. Alleen als dat is afgesproken.

Een geraamde én een maximale hoeveelheid

In 2021 oordeelde het Europese Hof van Justitie in de zaak Simonsen & Weel dat een opdrachtgever bij een raamovereenkomst de geraamde hoeveelheid of waarde én een maximum moet noemen. Is het maximum bereikt, dan heeft de raamovereenkomst geen werking meer. Het maximum geldt voor alle opdrachtgevers die meedoen samen.

Dat helpt je om in te schatten waar je aan begint. Maar het maximum is geen belofte: de opdrachtgever hoeft het niet af te nemen. Een maximum zegt dus iets over de bovenkant, niet over wat je zeker krijgt.

Calculeren als het volume onzeker is

Normaal rechtvaardigt een groter volume een scherper tarief. Je vaste kosten worden over meer werk verdeeld, je kunt efficiënter plannen en inkopen. Maar als je niet weet of dat volume er komt, is de vraag op welk volume je rekent.

1. 1Vraag naar een minimumvolumeStel de vraag in de nota van inlichtingen. Een minimum geeft je een ondergrens om op te rekenen, en andere inschrijvers lezen het antwoord ook.
2. 2Komt dat er niet, maak een risico-inschattingReken je prijs door bij een laag, een verwacht en een hoog volume. Wat verdien je in elk scenario, en welk verlies kun je dragen als het laag uitvalt?
3. 3Let op wat vast isKosten die je maakt ongeacht het volume, zoals opstart, systemen of een vaste bezetting, horen niet in een tarief dat alleen bij een hoog volume klopt.
4. 4Kijk naar de looptijdVier jaar met indexering is iets anders dan vier jaar vaste prijzen. Reken het door met de rekenhulp indexering.

Een scherp tarief dat alleen klopt bij een volume dat nooit komt, is geen scherp tarief maar een gok.

Als het meer wordt dan het maximum

Wordt het maximum bereikt, dan mag het contract alleen beperkt worden uitgebreid. De Aanbestedingswet staat een niet-wezenlijke wijziging toe: tot 10% van de waarde bij diensten en leveringen of 15% bij werken, onder de drempel; of tot 50% bij onvoorziene omstandigheden of als het noodzakelijk is. Daarboven moet de opdrachtgever in principe opnieuw aanbesteden. Reken dus niet op werk boven het maximum.