Na het versturen: zo volg je een offerte op, en zo leer je van verlies

Volg snel op

Bij een private tender gelden geen vaste spelregels voor contact na het versturen. Dat is je kans. Een klant die van jou hoort terwijl de andere leveranciers stil blijven, onthoudt dat.

1. 1Direct: is hij ontvangen?Een kort bericht of telefoontje op de dag van versturen. Is alles goed aangekomen, kan de klant alles openen?
2. 2Meteen: een vervolgafspraakSpreek in hetzelfde gesprek af wanneer je elkaar weer spreekt. Wacht niet tot je niets meer hoort.
3. 3Tussendoor: aanvullenZie je nog iets wat de klant helpt, zoals een referentie, een voorbeeld of een antwoord op een vraag uit het gesprek? Stuur het bij. Kort, en met een reden.

Een vervolgafspraak maak je meteen, niet pas als je niets meer hoort.

Het verschil met een Europese aanbesteding

• Europese aanbestedingNa indienen ligt het vastJe mag je inschrijving niet meer aanvullen, en contact loopt via de vaste kanalen. Wat je wilt zeggen, moet erin staan.
• Private tenderNa versturen begint het gesprekDe klant mag met je praten, vragen stellen en onderhandelen. Wie dat gesprek goed voert, maakt zijn offerte sterker.

Verloren? Vraag waarom

Een bedrijf hoeft je niet uit te leggen waarom het voor een ander koos. Er is geen schriftelijke motivering zoals bij een gunningsbeslissing van de overheid. Maar de meeste klanten willen het wel vertellen, als je het goed vraagt.

Stel je kwetsbaar op. Zeg dat je wilt leren, niet dat je het oneens bent. Vraag wat de winnaar beter deed, en wat jij anders had moeten doen. Vraag het als het kan aan meer mensen dan je contactpersoon, bijvoorbeeld ook aan inkoop. Wie er allemaal meebeslist, lees je in de DMU.

Wie zich kwetsbaar opstelt, krijgt een eerlijk antwoord.

Wat je eruit haalt hangt af van je plek

• Tweede of derdeDaar zit de lesJe zat dichtbij, en de klant heeft je offerte echt gewogen. Dan krijg je meestal een goed gesprek met concrete punten.
• Ver achteraanDan lag je er snel uitEindigde je zesde of zevende, dan zat je er vaak volledig naast en ben je snel terzijde gelegd. De klant heeft dan weinig echte feedback. De les zit dan eerder vooraan: had je wel moeten meedoen? Lees daarover bid of no-bid.