Prijs en onderhandelen bij een private tender: houd je marge vast

Weet vooraf of er onderhandeld wordt

Vraag het gewoon. Komt er een tweede ronde, een gesprek over de prijs, of een best and final offer? Hoe kiest de klant uiteindelijk? Veel klanten vertellen het als je het vraagt, en anders zegt hun manier van inkopen het vaak al. Een grote organisatie met een inkoopafdeling onderhandelt bijna altijd.

Weet je het, houd dan ruimte in je calculatie. Niet zo veel dat je eerste prijs uit de markt ligt, maar genoeg om in een tweede ronde iets te kunnen geven zonder onder je eigen ondergrens te komen.

Wist je het niet? Zak nooit te veel

Vraagt de klant onverwacht om een lagere prijs, dan is de verleiding groot om flink te zakken. Doe dat niet. Een leverancier die in de tweede ronde fors lager uitkomt, zegt daarmee dat zijn eerste prijs niet klopte. Dan vraagt de klant zich af wat er nog meer niet klopt.

Geef liever iets kleins, met een reden. Of geef iets anders dan prijs: een langere looptijd, een extra dienst, een gunstiger betaaltermijn. Zo blijft je prijs geloofwaardig.

Wie in de tweede ronde te veel zakt, zegt dat zijn eerste prijs niet klopte.

Waar je marge na de gunning wegloopt

Gewonnen is niet verdiend. De marge verdwijnt vaak pas daarna, in de contractfase en de eerste maanden.

• Extra afspraken in de contractfaseBij het uitwerken van het contract komen er wensen bij die niet in je offerte stonden. Elke kleine toezegging kost geld over de hele looptijd.
• Te veel managementOverleggen, rapportages en een accountmanager die meer tijd kwijt is dan je had gerekend. Het staat nergens als kostenpost, maar je betaalt het wel.
• Beloftes die achteraf te veel kostenWat je in je offerte of presentatie hebt toegezegd om te winnen, moet je ook leveren. Reken elke belofte door voordat je hem doet.

Houd daarom één lijst bij van alles wat je toezegt, van offerte tot contract, en reken die door. Bij een meerjarig contract komt daar de indexering bij: spreek af hoe je prijs meegroeit met je kosten.