KennisPrivate tender
RFI, RFP en RFQ: wat is het verschil, en wat doe je ermee?
Bedrijven vragen leveranciers op verschillende manieren om informatie en offertes. De afkortingen zijn Engels en worden door elkaar gebruikt, maar ze vragen elk iets anders van je. Wie dat herkent, steekt zijn tijd op de goede plek.
Geschreven door de redactie van Atvalio: mensen die jarenlang zelf inschreven op aanbestedingen. Over ons
Drie soorten aanvragen
- RFIRequest for informationEen informatieaanvraag. De klant verkent de markt: wie zijn er, wat kunnen ze, wat kost het ongeveer? Nog geen offerte, wel een eerste indruk.
- RFPRequest for proposalEen offerteaanvraag. De klant wil een volledig voorstel: aanpak, planning, team, prijs. Hier win je de opdracht.
- RFQRequest for quotationEen prijsaanvraag. De klant weet precies wat hij wil en vergelijkt vooral op prijs en voorwaarden.
In de praktijk lopen de namen door elkaar. Een bedrijf noemt iets een RFP en vraagt alleen een prijs, of noemt het een offerteaanvraag en wil een compleet plan. Kijk daarom niet naar de naam, maar naar wat er gevraagd wordt en hoe de klant gaat kiezen.
Is een RFI de moeite waard?
Een RFI levert geen opdracht op. Toch is hij vaak de deur naar de opdracht: de klant gebruikt de antwoorden om te bepalen wie hij uitnodigt voor de offerteaanvraag. Wie bij de RFI tegenvalt, doet daarna vaak niet meer mee.
Of je er veel moeite in steekt, hangt af van drie dingen. Hoeveel werk is het? Kun je je al onderscheiden, of vraagt de klant alleen standaardgegevens? En maak je straks een serieuze kans op de opdracht? Is dat laatste zo, doe het dan altijd, en doe het goed. Of je die kans echt hebt, weeg je af zoals bij bid of no-bid.
Een RFI is je eerste kans om op te vallen, nog voordat er een offerte is.
Wat de klant van je verwacht
- Bij een RFI: kort en onderscheidendBeantwoord de vragen, en laat in een paar zinnen zien waarom je anders bent. Geen hele offerte.
- Bij een RFP: het complete verhaalAanpak, planning, team en prijs, afgestemd op deze klant. Hoe je die wint, lees je in hoe win je een private tender.
- Bij een RFQ: een heldere prijsEen overzichtelijke prijsopbouw, duidelijke voorwaarden, en waar je kunt een korte reden waarom je de betere keuze bent dan alleen de goedkoopste. Houd rekening met een onderhandelingsronde: lees prijs en onderhandelen.
WAAR HELPT ATVALIO BIJ?
Atvalio leest de aanvraag en laat zien wat er echt gevraagd wordt, wat de naam ook is: informatie, een volledig voorstel of vooral een prijs. Het helpt je inschatten of een RFI de moeite waard is, en schrijft vanuit het profiel van je bedrijf een antwoord dat past bij wat de klant vraagt. Jij beslist en verstuurt zelf.
Atvalio Tenders komt binnenkort. Sta je op de wachtlijst, dan kun je als eerste starten met een proef van 14 dagen op een echte tender.
Wil je dit door Atvalio laten doen?