KennisPrivate tender
De DMU: wie beslist er mee over je offerte?
Bij een private tender beslist zelden één persoon. Achter je contactpersoon zit een groep: de DMU, de decision making unit. Ieder lid let op iets anders. Een offerte die alleen je contactpersoon aanspreekt, verliest het van een offerte die de hele groep overtuigt.
Geschreven door de redactie van Atvalio: mensen die jarenlang zelf inschreven op aanbestedingen. Over ons
Wie zit er in de DMU?
- BeslisserDirectie of budgethouderTekent uiteindelijk. Let op risico, kosten over de looptijd en of het past bij de koers van de organisatie.
- GebruikerWie er straks mee werktLet op wat het in de praktijk betekent: minder gedoe, betere service, een leverancier die meedenkt.
- InkoopBegeleidt én beoordeeltBewaakt het proces, maar wil ook scoren door een goede leverancier te kiezen. Kijkt naar de totale waarde, niet alleen naar prijs.
- OndersteuningAssistenten en secretariaatZitten vaak in het beoordelingsteam, bijvoorbeeld de assistent van de facilitair manager. Ze kennen de dagelijkse praktijk beter dan wie ook.
Vergeet inkoop niet
Veel leveranciers zien inkoop als de partij die het proces begeleidt en op prijs drukt. Dat is maar de helft. Inkoop wil ook laten zien dat ze een goede keuze heeft gemaakt. Een leverancier die later problemen geeft, valt op haar terug.
Help inkoop dus om te scoren. Maak het makkelijk om je te vergelijken, onderbouw je prijs, en laat zien wat je oplevert over de hele looptijd. Hoe je met prijs en onderhandelen omgaat, lees je in prijs en onderhandelen.
Inkoop wil ook scoren, met een leverancier waar ze trots op kan zijn.
Hoe kom je erachter wie er meebeslist?
- Vraag hetWie beoordeelt de offertes, wie beslist er uiteindelijk, wie gaat ermee werken? De meeste contactpersonen vertellen het gewoon.
- Gebruik je logicaOver welke afdelingen gaat de opdracht? Wie heeft er last van als het misgaat? Die mensen praten mee.
- Zoek op LinkedInWie werkt er bij inkoop, facilitair, de afdeling die het werk raakt? Zo zie je wie er aan tafel zit.
- Voer het gesprekEen gesprek vooraf doet vaak wonderen. Je hoort wat er speelt, en zij leren jou kennen.
Schrijf voor de hele groep
Als je weet wie er meebeslist, schrijf dan voor ieder van hen. Geef de directie een korte samenvatting voorop, laat de gebruiker zien wat er in de praktijk verandert, en geef inkoop een heldere vergelijking. Hoe groot of klein je offerte moet zijn, lees je in hoe win je een private tender.
WAAR HELPT ATVALIO BIJ?
Atvalio vraagt bij een private tender wie er volgens jou meebeslist en waar ieder op let, en schrijft je offerte voor die hele groep: een samenvatting voor de directie, de praktijk voor de gebruiker, een heldere vergelijking voor inkoop. Jij kent de klant, Atvalio helpt het op te schrijven.
Atvalio Tenders komt binnenkort. Sta je op de wachtlijst, dan kun je als eerste starten met een proef van 14 dagen op een echte tender.
Wil je dit door Atvalio laten doen?