Is een offerte bindend? Geldigheid, herroepen en algemene voorwaarden

Is een offerte bindend?

Ja, zodra de klant hem aanvaardt. Juridisch is een offerte een aanbod, en volgens artikel 6:217 lid 1 BW komt een overeenkomst tot stand door een aanbod en de aanvaarding daarvan. KVK zegt het zo: een offerte is bindend zodra de opdrachtgever akkoord gaat met wat erin staat, met een handtekening, een e-mail of een andere duidelijke bevestiging. Vanaf dat moment gelden de afspraken uit de offerte.

Vóór die aanvaarding is je offerte een voorstel, nog geen opdracht. Of je er dan al aan vastzit, hangt af van wat je erin schrijft. De wettelijke regels over aanbod en aanvaarding (artikelen 6:219 tot en met 6:225 BW) gelden alleen voor zover uit het aanbod zelf, een andere afspraak of een gewoonte niets anders volgt (artikel 6:217 lid 2 BW).

Kun je een offerte herroepen?

Alleen als er geen termijn in staat. Artikel 6:219 lid 1 BW zegt dat een aanbod kan worden herroepen, tenzij het een termijn voor de aanvaarding inhoudt of de onherroepelijkheid ervan op een andere manier uit het aanbod volgt. Schrijf je “geldig tot en met 31 januari”, dan kun je de offerte tot die datum niet intrekken. Ook niet als je prijzen stijgen of je team vol raakt.

Staat er geen termijn in, dan kun je wel herroepen, maar alleen zolang de klant niet heeft aanvaard en ook nog geen aanvaarding heeft verstuurd (artikel 6:219 lid 2 BW). Is de akkoordmail al onderweg, dan ben je te laat.

Een offerte met een geldigheidsduur kun je tot die datum niet intrekken.

Wat betekent een vrijblijvende offerte?

Een vrijblijvende offerte geeft je één extra mogelijkheid. Bevat het aanbod de mededeling dat het vrijblijvend wordt gedaan, dan kun je het nog onverwijld na de aanvaarding herroepen (artikel 6:219 lid 2 BW). Onverwijld betekent: direct, zonder uitstel. De wet noemt geen aantal dagen. Wie pas na een week reageert, loopt het risico dat de overeenkomst al vaststaat.

Vrijblijvend betekent dus niet dat je nergens aan vastzit. Het betekent dat je kort na het akkoord nog nee kunt zeggen. Zet daarom niet zowel “vrijblijvend” als een geldigheidsdatum in dezelfde offerte. Dan is niet meer duidelijk wat je bedoelde.

Hoe lang is een offerte geldig?

Zo lang als je zelf opschrijft. Er is geen standaard geldigheidsduur voor een offerte, en KVK raadt aan altijd een geldigheidsdatum te noemen, zodat duidelijk is tot wanneer de prijs en de voorwaarden gelden. Noem je geen termijn, dan geldt artikel 6:221 BW: een mondeling aanbod vervalt als het niet onmiddellijk wordt aanvaard, een schriftelijk aanbod als het niet binnen een redelijke tijd wordt aanvaard. Hoe lang die redelijke tijd is, staat nergens in dagen.

Een aanbod vervalt ook als de klant het verwerpt (artikel 6:221 lid 2 BW). En komt het akkoord na de geldigheidsdatum, dan mag je het toch laten gelden, mits je dat de klant onverwijld laat weten (artikel 6:223 lid 1 BW). Je kiest dan zelf: tegen de oude prijs doorgaan, of een nieuwe offerte sturen.

Wat als de klant akkoord gaat met wijzigingen?

Bij een private tender komt het vaak voor: de klant gaat akkoord, maar met een langere betaaltermijn of een lagere prijs voor een onderdeel. Volgens artikel 6:225 lid 1 BW geldt zo’n aanvaarding als een nieuw aanbod en als een verwerping van het jouwe. Je oorspronkelijke offerte is daarmee vervallen, en jij beslist of je het nieuwe aanbod aanneemt. Hoe je in zo’n tweede ronde je marge bewaakt, lees je in prijs en onderhandelen.

Wijkt het antwoord alleen op ondergeschikte punten af, dan ligt het anders. Dan komt de overeenkomst tot stand zoals de klant hem aanvaardde, tenzij je onverwijld bezwaar maakt tegen de verschillen (artikel 6:225 lid 2 BW). Wat ondergeschikt is, bepaalt de wet niet. Reageer daarom schriftelijk en snel op elk akkoord dat niet precies jouw offerte volgt. Een vaste afspraak om na het versturen op te volgen helpt daarbij, zie je offerte opvolgen.

Jouw voorwaarden of de inkoopvoorwaarden van de klant?

Jij verwijst in je offerte naar je algemene voorwaarden. De klant verwijst in zijn opdracht naar zijn inkoopvoorwaarden. Welke gelden? Dit heet de battle of forms, en artikel 6:225 lid 3 BW geeft de regel: verwijzen aanbod en aanvaarding naar verschillende algemene voorwaarden, dan heeft de tweede verwijzing geen werking. Behalve als de ander daarbij de voorwaarden uit de eerste verwijzing uitdrukkelijk van de hand wijst.

Uitdrukkelijk is een hoge lat. In de rechtspraak geldt dat de afwijzing duidelijk en concreet moet zijn en in beginsel niet kan volgen uit een standaardtekst, zoals een voorgedrukte zin onder een inkooporder. Onder omstandigheden kan een rechter dat anders zien, bijvoorbeeld als partijen eerder over elkaars voorwaarden hebben gecorrespondeerd. Wijst de klant jouw voorwaarden wel uitdrukkelijk af, dan wijkt zijn aanvaarding af van je aanbod en ligt er in feite een tegenvoorstel.

• Jouw offerteVerwijs en stuur meeNoem je algemene voorwaarden met naam en versie in de offerte zelf, en stuur ze mee.
• Hun uitvraagLees de inkoopvoorwaardenNoemt de uitvraag inkoopvoorwaarden, lees ze vóór je schrijft. Aansprakelijkheid, betaaltermijn en boetes raken je prijs.
• AfwijzenConcreet, niet standaardWil je hun voorwaarden niet, schrijf dat in de offerte zelf, voor deze opdracht. Een standaardzin is in beginsel niet genoeg.

Welke verwijzing de eerste is, is niet altijd duidelijk, bijvoorbeeld als de inkoopvoorwaarden al in de uitvraag stonden. Gaat het om een groot contract of om aansprakelijkheid, laat een jurist meekijken voordat je tekent.

Wie voorwaarden wil afwijzen, doet dat concreet en in de offerte zelf.

Gelden je algemene voorwaarden tussen bedrijven?

Ja, als ze van toepassing zijn geworden. Een klant is ook aan je algemene voorwaarden gebonden als hij de inhoud niet kende (artikel 6:232 BW). Wel kan hij een beding vernietigen als het onredelijk bezwarend is, of als je hem geen redelijke mogelijkheid hebt gegeven om van de voorwaarden kennis te nemen (artikel 6:233 BW). Dat laatste is de informatieplicht. Je voldoet er in de regel aan door de voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand te stellen, op papier of elektronisch op een manier waarop de klant ze kan opslaan (artikel 6:234 BW).

Voor veel zakelijke klanten geldt een uitzondering, en niet alleen voor grote. Een bv, nv, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij die bij het sluiten van de overeenkomst laatstelijk haar jaarrekening openbaar heeft gemaakt (of waarvoor artikel 2:403 BW is toegepast), en een partij waar op dat moment vijftig of meer mensen werken, kunnen zich niet op deze twee vernietigingsgronden beroepen (artikel 6:235 lid 1 BW, met artikel 2:360 BW). Voor die eerste groep stelt de wet geen eis aan de omvang: ook een kleine bv valt eronder. Hetzelfde geldt voor een partij die zelf meermalen dezelfde of nagenoeg dezelfde algemene voorwaarden in haar overeenkomsten gebruikt (artikel 6:235 lid 3 BW). Zo’n klant kan dus niet aanvoeren dat hij je voorwaarden niet heeft gekregen.

De zwarte en grijze lijst met onredelijke bedingen (artikelen 6:236 en 6:237 BW) gelden voor consumenten. KVK wijst erop dat een rechter die bescherming soms ook aan een kleine ondernemer geeft, bijvoorbeeld een eenmanszaak. Dat heet reflexwerking.

Wat betekent een geldigheidsduur in de praktijk?

Een geldigheidsduur is een belofte. Zolang hij loopt, kan de klant je aan je prijs en voorwaarden houden. Kies de termijn daarom op basis van wat je kunt waarmaken, niet op gevoel. Een klant met een inkoopafdeling en meerdere beslissers heeft meer tijd nodig dan een klant die zelf beslist. Hoe je de offerte zelf opbouwt en wat er verplicht op staat, lees je in offerte schrijven.

1. 1Noem een einddatumSchrijf een datum, geen termijn als “30 dagen”. Dan is er geen discussie over wanneer die begon te lopen.
2. 2Leg je prijspeil vastVermeld op welk prijspeil je prijzen zijn gebaseerd. Wordt het een meerjarig contract, spreek dan in de offerte al af hoe de prijs meegroeit. Zie indexering en welke CBS-reeks je kiest.
3. 3Wees eerlijk over capaciteitBeloof je een startdatum of een vast team, dan geldt die belofte tot de einddatum. Kun je dat niet garanderen, schrijf dan op wat wel vaststaat en wat afhangt van het moment van opdracht.
4. 4Verwijs naar je voorwaardenNoem je algemene voorwaarden in de offerte en stuur ze mee. Bewaar het bewijs dat de klant ze heeft ontvangen.
5. 5Leg vast hoe de klant aanvaardtEen handtekening, een getekende opdrachtbevestiging of een e-mail. Dan staat vast wanneer de overeenkomst tot stand kwam.

Verloopt de termijn terwijl de klant nog twijfelt, stuur dan een korte bevestiging met een nieuwe datum, of een aangepaste offerte als je kosten zijn veranderd. Bij een concreet geschil of twijfel over welke voorwaarden gelden, schakel je een jurist in.