Marktconsultatie bij een aanbesteding: zo haal je er als inschrijver iets uit

Wat is een marktconsultatie?

Een marktconsultatie is een gesprek tussen een overheid en de markt vóórdat een aanbesteding begint. De overheid toetst haar plannen: is de vraag helder, welke oplossingen zijn er, en is de planning werkbaar? PIANOo noemt de marktconsultatie vormvrij en vrijblijvend. Hij maakt nadrukkelijk geen deel uit van de aanbestedingsprocedure, maar beïnvloedt die wel.

Voor de overheid is het een manier om eisen te stellen die de markt kan waarmaken. Volgens de Gids Proportionaliteit (paragraaf 2.5) is er geen reden om terughoudend te zijn met gesprekken met mogelijke inschrijvers, zolang de transparantie goed is geregeld. Voor jou is het de enige fase waarin je mag meedenken over de opdracht zelf, in plaats van alleen te reageren op wat er al ligt.

Welke regels gelden er voor een marktconsultatie?

Een marktconsultatie mag, zolang hij de concurrentie niet vervalst. Dat staat in artikel 40 van de Europese aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU. De Aanbestedingswet 2012 noemt de marktconsultatie zelf maar kort, in artikel 2.25, en geeft er geen aparte regels voor. Wel gelden de algemene beginselen van gelijke behandeling en transparantie.

Belangrijker voor jou is artikel 2.51 van de Aanbestedingswet, gebaseerd op artikel 41 van de richtlijn. Het gaat over ondernemers die vooraf betrokken waren bij de voorbereiding, bijvoorbeeld door advies te geven. De overheid moet dan passende maatregelen nemen, zodat die betrokkenheid geen voorsprong oplevert. In de praktijk betekent dat: de informatie die jij in de consultatie kreeg, krijgen de andere inschrijvers op tijd ook, en de termijn voor de inschrijving is lang genoeg voor wie niet meedeed (artikel 2.51, tweede lid).

Uitsluiten is het laatste middel. Dat mag alleen als de verstoring van de concurrentie niet op een minder ingrijpende manier is op te lossen (artikel 2.87a, eerste lid). En vóór een uitsluiting krijg je de kans om aan te tonen dat je betrokkenheid de concurrentie niet heeft verstoord (artikel 2.51, vierde lid). Het risico is het grootst voor wie meer doet dan meedenken, bijvoorbeeld door als adviseur mee te schrijven aan de stukken.

Meedenken in een marktconsultatie mag. Meeschrijven aan de uitvraag maakt je kwetsbaar.

Vormen: van vragenlijst tot één-op-één gesprek

Een overheid kiest zelf de vorm. De PIANOo-handreiking noemt onder meer deze varianten, die ook vaak worden gecombineerd, bijvoorbeeld eerst een schriftelijke ronde en daarna gesprekken.

• SchriftelijkVragenlijstJe beantwoordt vragen over de opdracht, de markt en de planning. Dit lijkt op wat bedrijven een informatieaanvraag noemen. Lees ook RFI, RFP en RFQ.
• PlenairMarktdag of presentatieDe overheid licht haar plannen toe aan alle geïnteresseerden tegelijk. Goed om te luisteren en vragen te stellen. Let op wat je zegt met concurrenten in de zaal.
• MondelingEén-op-één gesprekEen gesprek met jou alleen. PIANOo adviseert de overheid er een verslag van te maken en dat ter goedkeuring aan jou voor te leggen.
• VerdiependTechnische dialoogDe overheid toetst een uitgewerkt programma van eisen bij de markt. Hier gaat het al om de concrete eisen.

Daarnaast is er de vooraankondiging. Daarmee laat een overheid vooraf weten welke opdrachten eraan komen. Een vooraankondiging is niet verplicht en je kunt er geen rechten aan ontlenen. Wel kan de overheid er onder voorwaarden de minimumtermijn voor inschrijvingen mee verkorten. Je hebt dan minder tijd dan gewoonlijk. Zie je een vooraankondiging in jouw vakgebied, begin dan dus nu met voorbereiden. Sinds oktober 2024 kan een vooraankondiging bij sommige procedures ook dienen als oproep tot mededinging: dan volgt er geen aparte aankondiging meer.

Waar vind je een marktconsultatie?

Je vindt marktconsultaties op TenderNed. PIANOo adviseert overheden de uitnodiging en het verslag daar te publiceren. Een overheid maakt de marktconsultatie aan als aparte publicatie, en die is dan zichtbaar op het aankondigingenplatform. Je kunt de overheid via de berichtenmodule een bericht sturen en documenten meesturen. Hoe je TenderNed zo inricht dat je niets mist, lees je in wat is TenderNed.

Niet elke consultatie staat op TenderNed. TenderNed ondersteunt alleen openbare consultaties. Een overheid die een paar partijen gericht uitnodigt, doet dat buiten het platform. Houd daarom ook de websites van de overheden in je werkgebied in de gaten, en de bijeenkomsten van je branchevereniging.

Na afloop hoort er een verslag te komen, op hoofdlijnen en zonder namen van partijen. Op TenderNed staat het bij de consultatie zelf, of bij de latere aankondiging onder “Gerelateerde publicaties”. Wie meedeed, krijgt via TenderNed een bericht als de aanbesteding wordt gepubliceerd.

Wat deel je wel en niet in een marktconsultatie?

Deel wat de opdracht beter maakt, niet wat jou later kwetsbaar maakt. Alles wat je zegt kan, op hoofdlijnen, in het openbare verslag komen. PIANOo adviseert overheden geen namen van partijen en geen commerciële informatie in het verslag op te nemen, maar ook rekening te houden met de Wet open overheid (Woo). Vraag daarom vooraf hoe de overheid met vertrouwelijke informatie omgaat, en markeer wat vertrouwelijk is.

Ter vergelijking: tijdens een aanbestedingsprocedure maakt een overheid informatie die je als vertrouwelijk aanlevert, inclusief bedrijfsgeheimen, niet bekend (artikel 21 van richtlijn 2014/24/EU). Een marktconsultatie is geen procedure. Ga er dus niet vanzelf van uit dat dezelfde bescherming geldt.

Hoe oefen je invloed uit zonder je positie te verspelen?

Door te praten over de opdracht, niet over jezelf. Een overheid zoekt in een consultatie argumenten die voor de hele markt gelden. Een voorstel dat ook je concurrenten helpt, wordt eerder overgenomen dan een voorstel dat alleen jou helpt. PIANOo raadt overheden juist aan de uitvraag niet op één ondernemer te richten.

Deze onderwerpen staan vaak op de agenda, en daar zit voor jou de meeste invloed:

• EisenProportioneelWijs op eisen die zwaarder zijn dan de opdracht vraagt, zoals een hoge omzeteis of grote referenties. Verwijs naar de Gids Proportionaliteit. Nu aanpassen is makkelijker dan straks via de nota van inlichtingen.
• OmvangPercelenDe wet zegt dat een overheid opdrachten niet onnodig samenvoegt en in principe in percelen verdeelt (artikel 1.5 Aanbestedingswet). Leg uit welke indeling uitvoerbaar is, bijvoorbeeld per regio of per dienst.
• TijdPlanning en looptijdZeg wat een realistische inschrijftermijn, aanloopperiode en contractduur is. Een te korte implementatie benadeelt iedereen die niet de zittende partij is.
• DuurzaamheidHaalbare ambitieLaat zien wat de markt op duurzaamheid en circulariteit al kan, en wat over een paar jaar kan. Zo komen er criteria waar je punten mee kunt halen in plaats van eisen die niemand haalt.

Ben je de zittende leverancier, dan weet je meer dan anderen. Dat is een voordeel in het gesprek, maar ook een reden om voorzichtig te zijn: de overheid moet zorgen dat jouw kennis niet tot een voorsprong leidt, en wie de uitvraag zichtbaar naar zich toe trekt, valt op. Meer over die positie lees je in de zittende leverancier.

Zo bereid je een marktconsultatie voor

1. 1Lees alles wat er ligtConsultatiedocument, eventuele conceptstukken, de vooraankondiging en de spelregels. Let op de deadline en de vorm van je reactie.
2. 2Bepaal of het de moeite waard isPast de opdracht bij je bedrijf en je werkgebied? Een consultatie kost tijd, maar is de goedkoopste plek om een opdracht beter te laten passen.
3. 3Kies je drie puntenWelke eisen, percelen of termijnen maken het verschil voor jou én voor de markt? Een reactie met drie onderbouwde punten werkt beter dan een lange lijst.
4. 4Onderbouw met feitenGebruik ervaring uit eerdere opdrachten, normen en de Gids Proportionaliteit. Stel bij elk punt een alternatief voor dat het doel van de overheid ook dient.
5. 5Scheid openbaar en vertrouwelijkVraag hoe de overheid met vertrouwelijke informatie omgaat. Markeer wat vertrouwelijk is, en laat prijzen en bedrijfsgeheimen weg.
6. 6Leg vast wat je hebt gezegdBewaar je reactie en het verslag van een gesprek. Controleer of het verslag klopt voordat je het goedkeurt.

Wat doe je na de marktconsultatie?

Lees het verslag. Het laat zien wat de overheid heeft gehoord en welke kant de aanbesteding op gaat. Vergelijk het met je eigen inbreng: wat is overgenomen, wat niet? Dat zegt iets over de prioriteiten van de opdrachtgever.

Gebruik de tijd tot de publicatie. Zet je bedrijfsprofiel, certificaten en referenties op orde, regel een eventuele samenwerking, en maak alvast een eerste bid/no-bid-afweging. Als de aanbesteding verschijnt, is er dan tijd voor het schrijven in plaats van voor het zoeken.

En verwacht geen garantie. Aan een marktconsultatie of vooraankondiging kun je geen rechten ontlenen. Komt de aanbesteding er anders uit dan je hoopte, dan blijft de nota van inlichtingen de plek om eisen alsnog aan te kaarten.

De aanbesteding win je niet in de consultatie. Maar je kunt er wel voor zorgen dat je mag meedoen op voorwaarden die kloppen.