ARVODI, ARIV en het VNG-model: de algemene inkoopvoorwaarden van de overheid lezen als inschrijver

Wat zijn algemene inkoopvoorwaarden van de overheid?

Algemene inkoopvoorwaarden zijn standaardbepalingen die een overheid op al haar contracten van een bepaalde soort toepast. Ze regelen wat er niet per opdracht verschilt: aansprakelijkheid, betaling, geheimhouding, intellectuele eigendom, verzekering, opzegging en ontbinding. Wat per opdracht verschilt, zoals prijs, looptijd en boetes, staat in de conceptovereenkomst. Die twee lees je samen. Waar de conceptovereenkomst in de stukken zit en hoe je hem snel doorloopt, lees je in een aanbestedingsleidraad lezen.

Inkoopvoorwaarden gelden alleen als partijen ze uitdrukkelijk overeenkomen, zegt de toelichting bij de ARIV-2026. In een aanbesteding verklaren de stukken ze van toepassing. Het VNG-model is expliciet: met het indienen van een offerte aanvaardt de contractant de voorwaarden en wijst hij zijn eigen algemene voorwaarden en branchevoorwaarden uitdrukkelijk af (artikel 2.4).

Welke inkoopvoorwaarden gebruikt de overheid?

De Rijksoverheid heeft voor elke soort opdracht een eigen set. Gemeenten werken meestal met het model van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). De jaartallen in de namen zijn de versies. Let daarop, want je komt nog oudere versies tegen, zoals de ARIV-2018.

Wat is ARVODI-2025?

ARVODI-2025 zijn de algemene voorwaarden die het Rijk gebruikt voor dienstverleningsopdrachten. Ze zijn vastgesteld door de minister-president en vervangen sinds 2025 de ARVODI-2018. PIANOo publiceert er een model dienstverleningsovereenkomst bij, met een toelichting. In dat model kiest het ministerie per opdracht opties, zoals de manier van factureren, een boete bij te late uitvoering of een andere regeling voor intellectuele eigendom. Afwijkingen van de ARVODI moeten in de overeenkomst zelf staan.

De ARIV-2026 is volgens de toelichting waar mogelijk gelijkgetrokken met de ARVODI-2025 en de ARBIT-2022. De aansprakelijkheidsgrens en de betaaltermijn zijn in beide sets gelijk.

Het VNG-model: de algemene inkoopvoorwaarden van gemeenten

Het VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten stamt uit 2012 en is in oktober 2024 geactualiseerd (ledenbrief 24/039). Het is een model: een gemeente mag ervan afwijken of het aanvullen. De VNG vraagt gemeenten dat dan eenduidig te doen, met een standaard addendum. Lees dus ook het addendum.

Voor IT-opdrachten gebruiken gemeenten de GIBIT. Volgens de VNG voldoet het model aan de Aanbestedingswet en de proportionaliteitseisen.

Waar let je op in de inkoopvoorwaarden?

• AansprakelijkheidDe grens en de uitzonderingenARVODI-2025 (artikel 19.2) en ARIV-2026 (artikel 15.2): vier keer de opdrachtwaarde per gebeurtenis en zes keer per contractjaar, met een maximum van € 3.000.000 per gebeurtenis en € 5.000.000 per contractjaar. Het VNG-model (artikel 16.1) werkt met vaste bedragen per schijf van de opdrachtwaarde. De grens vervalt onder meer bij dood of letsel en bij opzet of grove schuld.
• BoetesNiet standaard, wel mogelijkDe ARVODI-2025 heeft geen standaard boeteclausule. Het bijbehorende model dienstverleningsovereenkomst laat het ministerie een boete opnemen voor te late uitvoering, gekoppeld aan de opdrachtwaarde en met een maximum, naast nakoming en schadevergoeding. In het VNG-model is een overeengekomen boete direct opeisbaar, zonder ingebrekestelling (artikel 17).
• Intellectuele eigendomWie krijgt de rechten?Onder de ARVODI-2025 krijgt de opdrachtgever de auteursrechten en databankrechten op de resultaten, tenzij anders afgesproken (artikel 23.1). Voor wat je al had, krijgt hij een niet-exclusief gebruiksrecht (artikel 23.2). Het VNG-model geeft de gemeente alle rechten op maatwerk en een onbeperkt gebruiksrecht op andere resultaten (artikel 8).
• Betaling30 dagen, met een goede factuurDe ARVODI-2025 (artikel 16.1) en ARIV-2026 (artikel 12.1) noemen 30 kalenderdagen na ontvangst van de factuur, het VNG-model 30 dagen tenzij anders afgesproken (artikel 20.3). Bij het Rijk factureer je elektronisch. Voldoet de factuur niet aan de eisen, dan begint de termijn in het VNG-model niet te lopen.
• OpzeggingDe opdrachtgever kan eerder stoppenOnder de ARVODI-2025 kan de opdrachtgever op elk moment opzeggen. Je krijgt dan de verrichte werkzaamheden en redelijke kosten vergoed, maar geen gederfde winst (artikel 21.4). In het VNG-model zegt alleen de gemeente op, met de termijn uit de overeenkomst of anders een redelijke termijn (artikel 27.1). De ARIV-2026 kent geen opzegartikel, wel ontbinding.
• VerzekeringPassend en gebruikelijkJe moet je verzekeren op een manier die passend en gebruikelijk is (ARVODI-2025 artikel 25.1, ARIV-2026 artikel 21), en op verzoek een verklaring van je verzekeraar laten zien.
• GeheimhoudingNiet absoluutBeide partijen houden geheim wat ze bij de uitvoering te weten komen, tenzij de wet of een rechter anders verplicht (ARVODI-2025 artikel 11.1). Op schending kan de opdrachtgever een boete zetten (artikel 11.6). In het VNG-model mag de andere partij bij schending direct opschorten of ontbinden (artikel 7.3).

Hoe hoog is je aansprakelijkheid onder ARVODI en het VNG-model?

Dat hangt af van de opdrachtwaarde, en de twee sets rekenen anders. Een fictief voorbeeld: een dienst met een opdrachtwaarde van € 200.000. Onder de ARVODI-2025 ben je aansprakelijk tot vier keer dat bedrag, € 800.000 per gebeurtenis, en tot zes keer, € 1.200.000 per contractjaar. Onder het VNG-model valt een opdracht van € 200.000 in de schijf van € 150.000 tot en met € 500.000, met een grens van € 1.500.000 per gebeurtenis en € 3.000.000 per contractjaar.

Twee dingen zie je daarbij snel over het hoofd. De ARVODI-2025 definieert het begrip opdrachtwaarde niet in de begripsbepalingen. Gaat het om de waarde per jaar of over de hele looptijd? Bij een meerjarig contract scheelt dat veel. En de grens geldt niet voor alles: onder de ARVODI-2025 vervalt hij ook bij schending van intellectuele eigendomsrechten en bij schade door schending van privacyregels (artikel 19.3). Leg de grens daarom naast je eigen verzekering: is het bedrag per gebeurtenis gedekt, en de schade die buiten de grens valt?

Een aansprakelijkheidsgrens is pas een grens als je verzekering hem dekt.

Wat zegt de Gids Proportionaliteit over inkoopvoorwaarden?

De Gids Proportionaliteit geldt ook voor contractvoorwaarden, in paragraaf 3.9. Een overheid past de voorschriften toe of legt in de stukken uit waarom niet. Hoe dat werkt, lees je in de Gids Proportionaliteit. Voor inkoopvoorwaarden zijn vier voorschriften het belangrijkst.

1. 1Risico bij wie het beheerst (3.9 A)Een risico hoort bij de partij die het het best kan beheersen of beïnvloeden. De toelichting zegt erbij dat garantieverplichtingen, boetes en vrijwaringen doorgaans niet verzekerbaar zijn.
2. 2Ruimte voor suggesties (3.9 B)Inschrijvers krijgen tijdens de procedure de kans om aanpassingen aan de conceptovereenkomst voor te stellen, of om af te wijken van de inkoopvoorwaarden. Een contract opleggen zonder die mogelijkheid is in beginsel disproportioneel.
3. 3Paritaire voorwaarden integraal (3.9 C)Bestaan er paritair opgestelde voorwaarden, dus samen door opdrachtgevers en opdrachtnemers gemaakt, dan past de overheid ze in beginsel integraal toe, omdat ze een evenwichtig pakket zijn. De gids noemt als voorbeelden onder meer de UAV 2012 en de UAV-GC 2005. Afwijken kan bij projectspecifieke omstandigheden, maar moet te motiveren zijn.
4. 4Geen onbeperkte aansprakelijkheid (3.9 D)De overheid verlangt geen aansprakelijkheid die op geen enkele manier is begrensd. Voor de grens kijkt ze naar de risico’s die ze echt loopt en naar wat gebruikelijk is in de branche. Wat gebruikelijk verzekerbaar is, telt daarbij mee.

Volgens de toelichting bekijk je clausules ook in samenhang: elke bepaling kan op zich redelijk zijn, terwijl ze samen disproportioneel worden. Hoe je dat bij boetes en KPI’s uitwerkt, lees je in SLA en KPI’s.

Hoe vraag je om aanpassing van de inkoopvoorwaarden?

In de nota van inlichtingen, vóór je inschrijft. Inschrijven onder eigen voorwaarden is bij een aanbesteding niet toegestaan, zegt ook de toelichting bij de Gids Proportionaliteit. Wat je wilt veranderen, moet dus vóór de sluiting in de stukken komen. Zo bouw je de vraag op.

1. 1Noem de bepaling preciesDe set, de versie en het artikel, en of de conceptovereenkomst ervan afwijkt. Bijvoorbeeld: artikel 19.2 ARVODI-2025, in samenhang met de boeteclausule in de overeenkomst.
2. 2Leg uit wat het probleem is, met het voorschriftWat het risico is, waarom de opdrachtgever het beter beheerst of waarom het in je branche niet gebruikelijk verzekerbaar is. Verwijs naar voorschrift 3.9 A, B, C of D van de Gids Proportionaliteit.
3. 3Stel een alternatief voorEen concrete grens, een maximum voor boetes per jaar, een licentie in plaats van overdracht van rechten, of een opzegtermijn.
4. 4Vraag om uitleg waar iets ontbreektHoe wordt de opdrachtwaarde voor de aansprakelijkheid berekend? Welke versie van de voorwaarden geldt? Wat gaat voor bij strijdigheid tussen voorwaarden en overeenkomst?

Een fictief voorbeeld van zo’n vraag: “Artikel 19.2 ARVODI-2025 begrenst de aansprakelijkheid op vier keer de opdrachtwaarde per gebeurtenis. Artikel 8.2 van de conceptovereenkomst verhoogt dat naar tien keer. Een dekking van dat bedrag is in onze branche niet gebruikelijk verzekerbaar. Willen jullie, gelet op voorschrift 3.9 D van de Gids Proportionaliteit, de regeling uit de ARVODI-2025 ongewijzigd toepassen?”

Wordt een bezwaar niet overgenomen, weeg het dan mee in je bid/no-bid-besluit. Bij opdrachten buiten de aanbestedingsregels ligt het anders: daar kunnen je eigen voorwaarden en die van de klant botsen. Hoe dat werkt, lees je in is een offerte bindend.

Inkoopvoorwaarden zijn het voorstel van de overheid. De nota van inlichtingen is de plek om er iets van te vinden.