Een aanbesteding onder de drempel: meervoudig onderhands en nationaal

Waar ligt de drempel?

Boven de Europese drempel moet een overheid Europees aanbesteden. Dit zijn de bedragen die gelden van 1 januari 2026 tot en met 31 december 2027:

De overheid raamt de waarde van de hele opdracht, zonder btw. Opties en verlengingen die in de stukken staan, tellen mee, en bij een onbepaalde looptijd geldt 48 keer het maandbedrag. Een opdracht opknippen om onder de Europese regels uit te komen, mag niet. Hoe een Europese aanbesteding werkt voor een kleiner bedrijf, lees je in als klein bedrijf een Europese aanbesteding winnen.

Komt de opdracht onder de drempel uit, dan zijn de regels anders. Maar ze zijn er wel.

Welke regels gelden onder de drempel?

• WetDeel 1 van de AanbestedingswetDe overheid kiest haar procedure en de bedrijven die ze toelaat op basis van objectieve criteria. Op jouw schriftelijke verzoek moet ze die keuze motiveren (artikel 1.4). Ook onder de drempel voegt ze opdrachten niet onnodig samen (artikel 1.5).
• RichtsnoerDe Gids ProportionaliteitOok bij nationale en meervoudig onderhandse procedures moeten eisen in verhouding staan tot de opdracht (artikelen 1.13 en 1.16). De overheid volgt de gids of legt uit waarom niet. Meer in de Gids Proportionaliteit.
• WerkenHet ARW 2016Voor werken onder de drempel is het Aanbestedingsreglement Werken 2016 verplicht gesteld. Het regelt onder meer de meervoudig onderhandse procedure voor werken.
• BeleidHet inkoopbeleid van de overheidDe wet noemt geen bedragen per procedure. Elke overheid legt in haar eigen inkoopbeleid vast wanneer één offerte volstaat, wanneer ze er meer vraagt en wanneer ze nationaal aanbesteedt.

Drie manieren van inkopen

• Enkelvoudig onderhandsEén bedrijfDe overheid vraagt één bedrijf om een offerte. De gids noemt als richtbedrag voor zulke kleine opdrachten € 40.000 tot € 50.000 bij leveringen en diensten, en tot € 150.000 bij werken.
• Meervoudig onderhandsDrie tot vijf bedrijvenDe overheid nodigt ten minste drie en ten hoogste vijf bedrijven uit (voorschrift 3.4 B). Volgens de gids is dat proportioneel tot de Europese drempel bij leveringen en diensten, en tot € 1.500.000 bij werken.
• NationaalOpen voor iedereenDe overheid maakt de opdracht bekend op TenderNed, en iedereen die aan de eisen voldoet, mag inschrijven. Dat gebeurt vooral bij grotere opdrachten onder de drempel.

Dat zijn richtbedragen. Wat een overheid in de praktijk doet, staat in haar inkoopbeleid. De gids vraagt haar per opdracht te kijken welke procedure past, en daarbij te letten op onder meer de omvang, de transactiekosten, het aantal mogelijke inschrijvers en de markt (voorschrift 3.4 A). Kijk dus altijd in het beleid van de gemeente waar je wilt werken. Je vindt het op de website van de gemeente of op lokaleregelgeving.overheid.nl.

Wat is er anders dan bij een Europese aanbesteding?

• Je moet uitgenodigd wordenOnderhandse opdrachten staan niet op TenderNed. De overheid kiest zelf wie ze uitnodigt, op objectieve gronden.
• Minder eisen voorafBij meervoudig onderhands stelt de overheid alleen geschiktheidseisen als ze de geschiktheid van een of meer genodigden nog niet kent (voorschrift 3.5 C).
• Een andere wachttijdEen opschortende termijn na de gunning is bij meervoudig onderhands niet wettelijk geregeld. De gids vindt direct gunnen in strijd met fair play en noemt termijnen van 7 of 10 kalenderdagen.

Wat wel geldt: de overheid behandelt de inschrijvers gelijk, en deelt alle inschrijvers de gunningsbeslissing mee met de relevante redenen (artikel 1.15). Lees in de uitnodiging welke termijn er na de gunning geldt, en reageer binnen die termijn als je het er niet mee eens bent.

Hoe kom je in beeld?

Op een meervoudig onderhandse opdracht kun je niet inschrijven als je niet bent uitgenodigd. Het werk begint dus eerder: bij zorgen dat de inkopers en de mensen met het budget in je regio weten wie je bent en wat je kunt.

1. 1Lees het inkoopbeleidWeet tot welke bedragen de gemeente onderhands inkoopt en hoe ze bepaalt wie ze uitnodigt.
2. 2Meld je aan waar het kanSommige gemeenten houden een lijst bij van bedrijven die ze uitnodigen. Vraag de afdeling inkoop of zo’n lijst er is.
3. 3Wees zichtbaar waar inkopers zijnHoud de website van de gemeente in de gaten voor marktconsultaties en bijeenkomsten voor ondernemers. Daar leer je de inkopers kennen, en zij jou.
4. 4Laat zien wat je hebt gedaanEen korte, concrete beschrijving van je bedrijf, met referenties uit de regio, maakt het een inkoper makkelijk om aan je te denken.
5. 5Vraag naar de motiveringWord je voor een opdracht die bij je past niet uitgenodigd, dan mag je schriftelijk vragen waarom de overheid voor deze procedure en deze bedrijven koos (artikel 1.4). Doe dat zakelijk: je wilt de volgende keer meedoen.

Bij een onderhandse opdracht begint de inschrijving voordat de uitnodiging er is.

Wees klaar als de uitnodiging komt

Als de uitnodiging komt, wil je niet bij nul beginnen. Zorg dat je basis op orde is: je referenties, certificaten, verzekeringen en een paar onderbouwde voorbeelden van hoe je werkt. Dan steek je je tijd in wat de opdrachtgever wil, en niet in het verzamelen van stukken.

Neem de uitnodiging net zo serieus als een Europese aanbesteding. Je concurreert met minder partijen, maar ook zij zijn uitgenodigd omdat de overheid ze geschikt vindt. Lees alles, stel je vragen op tijd en beantwoord precies wat er gevraagd wordt. Maak ook hier bewust een bid/no-bid-afweging. Zie je af van inschrijven, laat het dan weten.

Staat er een eis in die niet past bij de omvang van de opdracht? Ook dan geldt de Gids Proportionaliteit, en kun je er een vraag over stellen.