Aanbestedingsprocedures uitgelegd: welke procedure is het, en wat betekent dat voor jou?

Welke aanbestedingsprocedures zijn er?

Boven de Europese drempel kiest een overheid meestal uit vijf procedures: de openbare procedure, de niet-openbare procedure, de mededingingsprocedure met onderhandeling, de concurrentiegerichte dialoog en het innovatiepartnerschap. Onder de drempel komen daar de nationale procedures bij en de onderhandse procedures, waarbij de overheid zelf bedrijven uitnodigt. Welke regels daar gelden, lees je in een aanbesteding onder de drempel.

Het grootste verschil voor jou als inschrijver: kun je meteen inschrijven, of moet je eerst door een selectie? En mag er na je inschrijving nog worden onderhandeld, of telt alleen wat je op de sluitingsdatum indient?

De procedures naast elkaar

De procedure in de aankondiging vertelt je hoeveel rondes je moet winnen, en hoeveel tijd je minimaal krijgt.

Hoe lang heb je bij een openbare procedure?

Minimaal 45 dagen tussen de aankondiging en de sluiting, en 40 dagen als de overheid elektronisch inschrijven toestaat (artikelen 2.71 en 2.74b van de Aanbestedingswet). Dat is ruimer dan de Europese richtlijn, die 35 dagen als minimum noemt. Heeft de overheid de opdracht eerder in een vooraankondiging gemeld, dan kan de termijn korter, tot 29 dagen, of 24 bij elektronisch inschrijven. Vragen die je op tijd stelt, moet de overheid uiterlijk tien dagen vóór de sluiting beantwoorden (artikel 2.54). Lukt dat niet, of verandert ze de stukken aanzienlijk, dan moet ze de termijn verlengen (artikel 2.73).

Bij de openbare procedure telt alles in één keer. Je verklaart dat je aan de eisen voldoet, bij een Europese aanbesteding in het UEA, en je levert tegelijk je volledige inschrijving in. Er wordt niet onderhandeld. Wat er op de sluitingsdatum ligt, is wat je hebt.

Voor je planning betekent dat: ongeveer zes weken voor alles. Lezen, je bid/no-bid-afweging, vragen stellen in de nota van inlichtingen, schrijven, prijzen, controleren en indienen. Je kansen hangen af van hoeveel bedrijven inschrijven, en dat weet je vooraf niet.

Wat is het verschil tussen een openbare en een niet-openbare procedure?

Bij een niet-openbare procedure moet je eerst geselecteerd worden voordat je mag inschrijven. Iedereen mag zich aanmelden. De overheid toetst de aanmeldingen op uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen, en kiest dan met vooraf bekende selectiecriteria wie er doorgaat. Dat zijn er ten minste vijf (artikel 2.99), en in de praktijk ook vaak vijf. Hoeveel het er worden, staat in de aankondiging.

1. 1AanmeldenJe hebt minimaal 30 dagen na de aankondiging. Je laat zien dat je geschikt bent en scoort op de selectiecriteria. Je schrijft nog geen plan en geen prijs.
2. 2SelectieDe overheid rangschikt de geschikte aanmeldingen en nodigt de beste uit. Haal je het niet, dan stopt het hier.
3. 3InschrijvenNa de uitnodiging heb je minimaal 40 dagen, of 35 bij elektronisch inschrijven. Een overheid die geen centrale overheid is, mag een kortere termijn vaststellen als alle geselecteerde bedrijven daarmee instemmen (artikel 2.74a).

Voor je planning duurt een niet-openbare procedure langer, en heb je twee momenten waarop je kunt afvallen. Daar staat iets tegenover. Word je geselecteerd, dan concurreer je met een klein, bekend aantal partijen, en is de kans dat je wint groter dan in een openbare procedure met onbekend veel inschrijvers. Investeer daarom echt in de aanmelding: die bepaalt of je meedoet.

Lees de selectiecriteria kritisch. Volgens de Gids Proportionaliteit mogen ze geen knock-out zijn, en is rangschikken op omvang, financiële draagkracht of het aantal referenties af te raden. Zie je dat toch, stel er dan een vraag over.

Wanneer mag een overheid onderhandelen?

Alleen in een paar procedures, en alleen als de opdracht erom vraagt. De mededingingsprocedure met onderhandeling en de concurrentiegerichte dialoog mogen bijvoorbeeld als bestaande oplossingen niet voldoen zonder flinke aanpassing, als het om ontwerp of innovatie gaat, als de specificaties niet vooraf precies vast te leggen zijn, of als een eerdere openbare of niet-openbare procedure alleen onregelmatige of onaanvaardbare inschrijvingen opleverde (artikel 2.28).

• Met onderhandelingEerste bod, dan verbeterenNa selectie van ten minste drie bedrijven doe je een eerste inschrijving. Daarover wordt onderhandeld, soms in fasen waarin inschrijvers afvallen. Over minimumeisen en gunningscriteria wordt niet onderhandeld. De Europese richtlijn laat de overheid gunnen op de eerste inschrijving zonder te onderhandelen, als ze zich dat vooraf heeft voorbehouden. Behandel je eerste inschrijving dus als je beste.
• DialoogEerst de oplossing, dan de prijsDe overheid weet wat ze wil bereiken, maar nog niet hoe. Ten minste drie geselecteerde bedrijven dragen oplossingen aan. Na de dialoog schrijf je in op de oplossing die is besproken. Gunning gaat op de beste prijs-kwaliteitverhouding. De wet laat ruimte voor een vergoeding van je kosten. Kijk of die er is.
• InnovatiepartnerschapSamen ontwikkelenVoor iets dat nog niet op de markt is. Na een fase met onderhandelingen volgt een fase van onderzoek en ontwikkeling, bijvoorbeeld een prototype of pilot, en daarna de aankoop. De overheid kan met één of meer partners werken en het aantal per fase verminderen. Je wordt in die fasen vergoed.

Wat dit betekent voor je planning: na de aanmelding van minimaal 30 dagen legt de wet bij de dialoog en het innovatiepartnerschap geen minimumtermijnen meer vast. Het traject kan lang duren en vraagt mensen die meepraten, niet alleen mensen die schrijven. Neem dat mee in je afweging om mee te doen.

Kan een termijn korter zijn?

Ja, na een vooraankondiging, zoals hierboven, en bij spoed. Kan de overheid door een urgente situatie die ze niet zelf heeft veroorzaakt de gewone termijnen niet halen, dan mag ze de versnelde procedure gebruiken (artikel 2.74). Bij de openbare procedure heb je dan minimaal 15 dagen om in te schrijven. Bij de niet-openbare procedure en de mededingingsprocedure met onderhandeling minimaal 15 dagen om je aan te melden, en na de uitnodiging minimaal 10 dagen om in te schrijven. Bij de dialoog en het innovatiepartnerschap bestaat geen versnelde variant.

Op jouw verzoek moet de overheid de keuze voor de versnelde procedure schriftelijk motiveren. Vind je de termijn te kort voor de opdracht, vraag dan in de nota van inlichtingen om verlenging, met een concrete reden.

Nationaal en onderhands, kort

Onder de drempel kan een overheid ook vrijwillig aankondigen: een nationale openbare of niet-openbare procedure, op TenderNed. Ze mag dan kortere termijnen geven dan de Europese, mits ze redelijk zijn, en ze vermeldt in de aankondiging waar ze afwijkt van de Europese procedure. Lees die afwijkingen goed.

Bij meervoudig onderhands nodigt de overheid zelf een paar bedrijven uit, op objectieve gronden, en gunt ze aan de economisch meest voordelige aanbieding. Bij enkelvoudig onderhands vraagt ze één bedrijf. Er is geen aankondiging, dus je vindt ze niet op TenderNed. Hoe je wel in beeld komt, lees je in het artikel over aanbesteden onder de drempel.

Hoe zie je op TenderNed welke procedure het is?

In de aankondiging zelf. Europese aankondigingen gebruiken een vaste lijst van soorten procedures, met onder meer: openbaar, niet-openbaar, mededingingsprocedure met onderhandeling, concurrentiegerichte dialoog, innovatiepartnerschap, onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging, en andere procedures met één of meer fasen. De overheid kiest er één. De aanbestedingsstukken beschrijven daarna hoe de procedure precies verloopt, met de planning.

1. 1Zoek de soort procedureBij de gegevens over de procedure in de aankondiging. Hoe je op TenderNed zoekt en aankondigingen vindt, lees je in het artikel daarover.
2. 2Kijk of er een selectiefase isDan staat in de aankondiging ook hoeveel bedrijven de overheid wil uitnodigen (artikel 2.99), en loopt de eerste deadline af voor een aanmelding, niet voor een inschrijving.
3. 3Zet de termijnen naast elkaarDe sluiting van de aanmelding of inschrijving, de deadline voor vragen en de datum van de gunning. Reken terug wat je per week moet doen.
4. 4Controleer de termijnIs de termijn korter dan het minimum voor deze procedure, en noemt de aankondiging geen spoed of vooraankondiging? Vraag er dan naar.

Lees eerst de procedure, dan pas de opdracht. Ze bepaalt wat je deze week moet doen.

De termijnen in dit artikel komen uit de Aanbestedingswet 2012 zoals gewijzigd per 1 juli 2016 (Staatsblad 2016, 241) en het overzicht dat PIANOo daarvan maakte. Twijfel je bij een concrete aanbesteding, kijk dan in de actuele wettekst op wetten.overheid.nl.