VERWERKERSOVEREENKOMST

Verwerkersovereenkomst Atvalio Tenders

Versie 1.0 · 1 november 2026

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de algemene voorwaarden van Atvalio Tenders en regelt hoe Atvalio persoonsgegevens verwerkt die jij in de dienst invoert of uploadt. Ze is opgesteld volgens artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Download als PDF

1. Partijen en rollen

1.1 Verwerkingsverantwoordelijke is de klant: de onderneming die het account heeft aangemaakt.

1.2 Verwerker is Atvalio, in oprichting, bereikbaar via info@atvalio.com. Zodra de vennootschap is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, gaat deze overeenkomst over op die vennootschap.

1.3 Deze overeenkomst gaat in op het moment dat je bij het aanmelden akkoord geeft, en duurt zolang je de dienst gebruikt.

2. Welke gegevens en waarom

2.1 Atvalio verwerkt persoonsgegevens alleen om de dienst Atvalio Tenders te leveren: aanbestedingen analyseren, adviseren, teksten schrijven, controleren en je account beheren.

2.2 Het gaat om deze categorieën gegevens:

• gegevens van gebruikers van je account: naam, zakelijk e-mailadres, taal, inloggegevens en logboek van handelingen;
• gegevens van personen in je documenten en profiel: medewerkers in cv's en referenties, contactpersonen bij opdrachtgevers en referenten, ondertekenaars van certificaten en polissen;
• gegevens van personen in aanbestedingsstukken die je uploadt: contactpersonen van aanbestedende diensten.

2.3 Het gaat om deze categorieën betrokkenen: je gebruikers, je medewerkers, contactpersonen bij je opdrachtgevers en referenten, en contactpersonen bij aanbestedende diensten.

2.4 Je zorgt dat je deze gegevens rechtmatig mag delen. Je uploadt geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, en geen burgerservicenummers, tenzij een aanbesteding dat vereist en je daarvoor een grondslag hebt.

3. Instructies

3.1 Atvalio verwerkt de gegevens alleen op jouw instructie. Deze overeenkomst, de algemene voorwaarden en de handelingen die je in de dienst uitvoert zijn die instructie.

3.2 Vindt Atvalio dat een instructie in strijd is met de wet, dan laten we dat direct weten.

3.3 Atvalio gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden en niet om AI-modellen te trainen.

4. Beveiliging

4.1 Atvalio neemt passende technische en organisatorische maatregelen. In elk geval:

• opslag en verwerking in datacenters in de Europese Unie;
• versleuteling van gegevens tijdens transport en in opslag;
• strikte scheiding tussen klanten, afgedwongen in de database;
• verplichte tweestapsverificatie voor elke gebruiker;
• toegang tot gegevens alleen voor wie dat voor zijn werk nodig heeft;
• logboek van handelingen en akkoorden;
• automatische controles op kwetsbaarheden bij elke wijziging aan de software en periodieke onafhankelijke beveiligingsreviews;
• tekst uit geüploade documenten wordt nooit als opdracht aan de software uitgevoerd.

4.2 Een actuele beschrijving van de maatregelen staat op atvalio.com/beveiliging.

5. Geheimhouding

5.1 Iedereen die namens Atvalio toegang heeft tot persoonsgegevens is gebonden aan geheimhouding.

6. Subverwerkers

6.1 Atvalio schakelt deze subverwerkers in:

6.2 Met elke subverwerker heeft Atvalio een verwerkersovereenkomst met minstens dezelfde verplichtingen als in deze overeenkomst.

6.3 Wil Atvalio een subverwerker toevoegen of vervangen, dan laten we dat minstens 30 dagen van tevoren weten per e-mail. Heb je een gegrond bezwaar, dan zoeken we samen een oplossing; lukt dat niet, dan kun je de overeenkomst opzeggen tegen de datum van de wijziging, met terugbetaling van de vooruitbetaalde resterende periode.

6.4 De subverwerkers zijn onderdeel van Amerikaanse bedrijven. De verwerking vindt plaats in de Europese Unie; voor het geval dat toch doorgifte buiten de EU nodig is, gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie zoals opgenomen in de overeenkomsten met die subverwerkers.

7. Rechten van betrokkenen

7.1 Krijgt Atvalio een verzoek van een betrokkene, bijvoorbeeld om inzage of verwijdering, dan sturen we dat naar jou door en helpen we je met de afhandeling.

7.2 Je kunt in de dienst zelf gegevens inzien, aanpassen, downloaden en verwijderen.

8. Datalekken

8.1 Ontdekt Atvalio een inbreuk op de beveiliging die persoonsgegevens raakt, dan melden we dat zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking aan het e-mailadres van je beheerder, met wat we weten over de aard, de gevolgen en de maatregelen.

8.2 Jij beoordeelt of een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of de betrokkenen nodig is. Atvalio levert daarvoor de informatie.

9. Controle

9.1 Op verzoek geeft Atvalio je de informatie die je nodig hebt om te beoordelen of Atvalio aan deze overeenkomst voldoet, zoals beschrijvingen van maatregelen en uitkomsten van beveiligingsreviews.

9.2 Is dat niet voldoende, dan mag je één keer per jaar, op eigen kosten en na overleg over het moment, een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige die aan geheimhouding is gebonden.

10. Bewaren en verwijderen

10.1 Atvalio bewaart de gegevens zolang je de dienst gebruikt.

10.2 Na het einde van de overeenkomst heb je 30 dagen om al je gegevens en documenten te downloaden. Daarna verwijdert Atvalio ze binnen 30 dagen, inclusief back-ups volgens het back-upschema van de subverwerkers, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.

10.3 Op verzoek bevestigt Atvalio schriftelijk dat de gegevens zijn verwijderd.

11. Aansprakelijkheid

11.1 Voor de aansprakelijkheid onder deze overeenkomst geldt wat in de algemene voorwaarden staat. Boetes van een toezichthouder die het gevolg zijn van een tekortkoming van een partij, komen voor rekening van die partij.

12. Overig

12.1 Deze overeenkomst gaat voor op de algemene voorwaarden als het om de verwerking van persoonsgegevens gaat.

12.2 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

12.3 Atvalio mag deze overeenkomst wijzigen als de wet of de dienst daarom vraagt. Een nieuwe versie geldt zodra je er in de app mee akkoord gaat.

Status van dit document: concept, te bevestigen door een advocaat.